خیلی از ما کارتهای شناسایی را هر روز میبینیم اما کمتر به این فکر میکنیم که این کارتها چطور و کجا چاپ میشوند. واقعیت این است که کسب و کارهای زیادی برای مدیریت بهتر مشتریان و کارکنان خود به چاپ کارت نیاز دارند. به همین دلیل هم کارت پرینترها به یکی از تجهیزات کاربردی در بسیاری از مجموعهها تبدیل شدهاند.
البته همه کسبوکارها به یک اندازه به این دستگاه نیاز ندارند. بعضی مجموعهها روزانه تعداد زیادی کارت صادر میکنند و داشتن کارت پرینتر برای آنها یک ضرورت است، در حالی که برخی دیگر فقط در شرایط خاص از آن استفاده میکنند. در این مقاله بررسی میکنیم چه کسبوکارهایی بیشترین نیاز را به کارت پرینتر دارند و کاربرد این دستگاهها چیست.
کارت پرینتر چیست و چه کاربردی دارد؟
کارت پرینتر دستگاهی تخصصی برای چاپ اطلاعات، تصاویر و المانهای امنیتی روی کارتهای PVC است. این دستگاه برای صدور انواع کارتهای شناسایی ساده اعم از: کارتهای پرسنلی، عضویت، دانشجویی و انواع کارتهای شناسایی امنیتی مانند: کارتهای دسترسی، کارتهای ورود و خروج، کارتهای کنترل تردد و کلیدهای کارتی استفاده میشود و امکان چاپ کارت را به صورت سریع و مستقیم در محل فراهم میکند.
چرا بسیاری از کسبوکارها به چاپ کارت PVC روی آوردهاند؟
با گسترش سیستمهای اداری و حرکت سازمانها به سمت اتوماسیونسازی، چاپگرهای کارت رسماً یکی از ملزومات اداری به شمار می آیند و بخشی از این فرایند به آنها وابسته است. این کارتها دوام خوبی دارند، به راحتی شخصیسازی میشوند و میتوان اطلاعاتی مثل نام، عکس، بارکد، QR Code و حتی اطلاعات کارتهای هوشمند را روی آنها چاپ کرد. به همین دلیل از این کارتها برای شناسایی افراد، مدیریت اعضا، کنترل ورود و خروج و ارائه خدمات مختلف استفاده میشود.
چه سازمانها و شرکتهایی به کارت پرینتر نیاز دارند؟
تقریباً هر مجموعهای که بخواهد فرآیندهای مدیریتی خود را منظمتر و یکپارچهتر کند، دیر یا زود به سراغ استفاده از کارتهای شناسایی و سیستمهای کارتخوان میرود. فرقی هم نمیکند یک سازمان دولتی باشد، یک شرکت خصوصی بزرگ یا حتی یک مجموعه کوچک. این سیستمها کمک میکنند شناسایی افراد، کنترل تردد و مدیریت اطلاعات با سرعت و دقت بیشتری انجام شود.
استفاده از کارت پرینتر و سیستمهای مبتنی بر کارت باعث میشود بسیاری از کارها به صورت خودکار انجام شوند، خطاهای انسانی کمتر شود و نیاز به انجام دستی بسیاری از فرآیندهای مدیریتی کاهش پیدا کند. به همین دلیل امروزه این تجهیزات به بخشی از زیرساخت بسیاری از سازمانها و کسبوکارها تبدیل شدهاند.
در ادامه، کاربرد کارت پرینتر را در کسبوکارها و سازمانهای مختلف به صورت جداگانه بررسی میکنیم تا ببینیم هر مجموعه چگونه میتواند از این دستگاه برای مدیریت بهتر استفاده کند.
- کاربرد کارت پرینتر در شرکتها و سازمانهای بزرگ
در شرکتها و سازمانهای بزرگ، کارت پرینتر بیشتر برای صدور کارتهای پرسنلی و شناسایی کارکنان استفاده میشود. این کارتها معمولاً شامل اطلاعات فردی، عکس پرسنل و در برخی موارد بارکد یا فناوریهای کنترل دسترسی هستند. با استفاده از این کارتها، شناسایی کارکنان، کنترل ورود و خروج و مدیریت تردد افراد در مجموعه بسیار سادهتر و دقیقتر انجام میشود.
- استفاده از کارت پرینتر در مدارس، دانشگاهها و مراکز آموزشی
مدارس، دانشگاهها و مراکز آموزشی از کارت پرینتر برای چاپ کارت دانشآموزی، دانشجویی و کارت شناسایی کارکنان استفاده میکنند. این کارتها فقط برای احراز هویت نیستند و میتوان از آنها در بخشهایی مثل حضور و غیاب، کتابخانه، سلف سرویس و حتی کنترل دسترسی به قسمتهای مختلف مجموعه هم استفاده کرد.
- نقش کارت پرینتر در بیمارستانها، کلینیکها و مراکز درمانی
در مراکز درمانی، شناسایی سریع و دقیق افراد اهمیت زیادی دارد. به همین دلیل بیمارستانها و کلینیکها از کارت پرینتر برای چاپ کارت شناسایی پزشکان، پرستاران، کارکنان و حتی برخی مراجعان استفاده میکنند. این کارتها علاوه بر شناسایی افراد، به مدیریت بهتر دسترسی به بخشهای مختلف و افزایش امنیت مجموعه نیز کمک میکنند.
- کاربرد کارت پرینتر در باشگاههای ورزشی و مراکز تفریحی
در باشگاههای ورزشی و مجموعههای تفریحی اعضا با استفاده از این کارتها میتوانند ورود و خروج خود را ثبت کنند و مجموعه نیز راحتتر اطلاعات و خدمات مربوط به هر عضو را مدیریت میکند. این روش نسبت به ثبت اطلاعات به صورت دستی، سریعتر و منظمتر است.
- استفاده از کارت پرینتر در هتلها، مراکز اقامتی و مجموعههای گردشگری
کاربرد اصلی کارت پرینتر در هتلها و مراکز اقامتی چاپ کارتهای دسترسی اتاق و همچنین کارت شناسایی کارکنان میباشد. یکی از مزیتهای مهم این دستگاهها، امکان صدور سریع کارت در محل است. به همین دلیل اگر کارت مهمان گم شود یا نیاز به صدور کارت جدید باشد، این کار در مدت کوتاهی انجام میشود.
- کاربرد کارت پرینتر در فروشگاهها، باشگاه مشتریان و کارتهای وفاداری
فروشگاهها و کسبوکارهای خدماتی از کارت پرینتر برای چاپ کارتهای عضویت و وفاداری مشتریان استفاده میکنند. این کارتها به ثبت اطلاعات مشتریان، پیگیری سوابق خرید و اجرای طرحهای تخفیف و امتیازدهی کمک میکنند و باعث میشوند ارتباط کسبوکار با مشتریان منظمتر و حرفهایتر شود.
کارت پرینتر برای ادارات دولتی و سازمانهای عمومی چه مزایایی دارد؟
ادارات دولتی و سازمانهای عمومی معمولاً با تعداد زیادی کارمند، مراجع و ارباب رجوع سروکار دارند. استفاده از کارت پرینتر این امکان را فراهم میکند که کارتهای شناسایی و دسترسی در کوتاهترین زمان صادر شوند و اطلاعات هر فرد به صورت اختصاصی روی کارت درج شود. همچنین سازمانها میتوانند بدون وابستگی به شرکتهای چاپ، فرآیند صدور و مدیریت کارتها را به شکل متمرکز و امن انجام دهند.
مزایای چاپ کارت شناسایی در محل نسبت به برونسپاری
وقتی چاپ کارت داخل مجموعه انجام میشود، کارتها فوری آماده میشوند و برای صدور یا تعویض آنها معطلی وجود ندارد. از طرفی اطلاعات افراد هم از سازمان خارج نمیشود و امنیت دادهها بالاتر میرود. برای مجموعههایی که زیاد کارت صادر میکنند، این روش در طولانیمدت هزینهها را هم کمتر میکند.
هنگام انتخاب کارت پرینتر مناسب برای کسبوکار به چه نکاتی باید توجه کنیم؟
قبل از خرید کارت پرینتر باید ببینید ماهانه چند کارت چاپ میکنید و دقیقاً چه نوع کارتی لازم دارید. سرعت چاپ، کیفیت خروجی، چاپ یکرو یا دورو، پشتیبانی از کارتهای هوشمند و امکان ارتقا از نکات مهم هستند. هزینه ریبون، قطعات مصرفی و خدمات پس از فروش هم نباید نادیده گرفته شود. در کنار تمامی این موارد، شناسایی برند نیز مهم است. برند متیکا بهتر است یا فارگو؟ هایدی یا مجیکارد؟ قیمت دستگاه چاپ کارت فارگو بیشتر است یا قیمت دستگاههای اولیس و کدام علت تفاوت این دو چیست؟ تمام این موارد، موضوعاتی هستند که باید قبل از خرید دستگاه پرینتر درباره آنها تحقیق کنید.
جمعبندی
در نهایت اگر به کل ماجرا نگاه کنیم، کارت پرینتر به یکی از بخشهای اصلی زیرساخت مدیریت هویت و دسترسی در سازمانها تبدیل شده است؛ چون امروز تقریباً همه مجموعهها از شرکتها و ادارات گرفته تا مراکز آموزشی، درمانی، هتلها، باشگاهها و فروشگاهها برای صدور کارتهای شناسایی، عضویت و دسترسی به آن نیاز دارند.
از طرف دیگر، وقتی چاپ کارت داخل خود مجموعه انجام میشود، کار سریعتر پیش میرود، کنترل روی اطلاعات بیشتر است و امنیت هم بالاتر میرود، چون وابستگی به بیرون کمتر میشود و اطلاعات جابهجا نمیشود.
یادمان باشد که انتخاب دستگاه مناسب کاملاً به شرایط هر مجموعه برمیگردد؛ یعنی حجم چاپ، نوع استفاده و امکاناتی که واقعاً به آن نیاز دارد.
