مدارک لازم برای ثبت انواع شرکت

در قانون تجارت ایران برای ثبت شرکت‌های مختلف مدارک مستقلی در نظر گرفته شده است. باید به این نکته توجه داشت که برخی مدارک برای تاسیس انواع شرکت‌ها یکسان است، اما شیوه تنظیم رسمی آنها با هم متفاوت است. در سال‌های اخیر، با فراهم شدن امکان ثبت آنلاین شرکت‌ها، دیگر نیازی به مراجعه حضوری متقاضیان وجود ندارد. تمام مدارک مورد نیاز را می‌توان به صورت اینترنتی تکمیل کرد و ارسال نمود. در این مقاله، به نحوه صحیح تنظیم مدارک لازم برای ثبت انواع شرکت‌های تجاری در ایران می‌پردازیم.

مدارک شناسایی

کارت ملی هوشمند و شناسنامه عکس‌دار اصلی‌ترین مدارک شناسایی برای ثبت انواع شرکت‌های تجاری در ایران هستند. در مواردی که نیاز به استعلام سوء پیشینه اشخاص باشد، این کار در سامانه ثبت شرکت‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود. گفتنی است که برای ثبت شرکت نیازی به ارائه مدارک تحصیلی نیست. البته ممکن است برای گرفتن مجوز فعالیت در زمینه‌های تخصصی به مدرک دانشگاهی نیاز پیدا کنید. همچنین برای ثبت قانونی شرکت ضرورتی برای ارائه کارت پایان خدمت یا معافیت سربازی وجود ندارد.

تقاضانامه و اظهارنامه ثبت شرکت

تنظیم تقاضانامه برای دریافت اظهارنامه ثبت شرکت ضروری است. باید توجه داشت که کارشناسان اداره ثبت به طور دقیق اطلاعات مندرج در تقاضانامه را بررسی می‌کنند و مراحل بعدی تاسیس کمپانی بر مبنای همین اظهارات پیش خواهد رفت. اظهارنامه نیز جزو اوراق بهادار محسوب می‌شود و باید آن را از اداره ثبت شرکت‌ها تهیه نمود. گفتنی است که پر کردن تمام بندهای اظهارنامه برای طی کردن مسیر قانونی تاسیس شرکت الزامی است.

اساس‌نامه شرکت

اساس‌نامه رکن اصلی تمام شرکت‌ها است. نحوه ارتباط شرکا، حدود اختیار آنها، شیوه تقسیم سود و شرایط انحلال شرکت در این سند مشخص می‌شوند. تمامی اطلاعات شخصیت حقوقی اعم از نام کمپانی، موضوع فعالیت، میزان سرمایه و نشانی دفتر آن نیز در این مدرک درج می‌شوند. تنظیم اساس‌نامه نیازمند صرف زمان و دقت بسیار زیاد است و باید به تایید تمام اعضا برسد. تغییر دادن بندهای اساس‌نامه پس از ثبت شرکت نیاز به برگزاری مجدد مجمع عمومی و رای اکثریت شرکا دارد.

شرکت‌نامه

شرکت‌نامه جزو مدارک لازم برای ثبت برخی انواع کمپانی‌ها نظیر شرکت‌های با مسئولیت محدود و تضامنی است. هر گونه قراری بین اعضا برای شیوه مدیریت مجموعه باید در این تفاهم‌نامه درج شود. تنظیم شرکت‌نامه نیز همانند اساس‌نامه کاری تخصصی است و باید با دقت بسیار زیاد انجام بگیرد.

صورت‌جلسه مجمع عمومی موسسان

تصویب اساس‌نامه و شرکت‌نامه و انتخاب مدیران و بازرسان در این جلسه انجام می‌گیرد. مشخصات سهامداران و میزان سهم هر یک از آنها نیز در همین مجمع روشن می‌شود. رئیس مجمع عمومی، منشی‌ها و ناظران هم در این جلسه انتخاب می‌شوند و در مورد روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی تاسیس کمپانی در آن منتشر خواهد شد در همین جلسه تصمیم گرفته می‌شود. این سند نیز پیش از ارائه به اداره ثبت شرکت‌ها باید به امضای کلیۀ اعضا برسد.

صورت‌جلسه هیئت‌مدیره

تمام تصمیم‌های هیئت‌مدیره باید در قالب صورت‌جلسه تنظیم شوند و تسلیم اداره ثبت شرکت‌ها گردند. گفتنی است که برای رسمیت یافتن این جلسه‌ها، حضور حداقل نیمی از اعضا الزامی است. نکته بسیار مهمی که در مورد تنظیم این سند وجود دارد، الزام ثبت دقیق تاریخ و زمان برگزاری شامل ساعت آغاز و پایان آن است. انسجام داشتن مطالب و مرتبط بودن موضوعات نیز بسیار اهمیت دارد. این برگه باید دربردارنده خلاصه‌ای از مذاکرات و تصمیمات نهایی هیئت‌مدیره باشد.

اقرارنامه

اقرارنامه در واقع بندی است که در متن صورت‌جلسات درج می‌شود و به امضای مدیران و بازرسان شرکت می‌رسد. متن اقرارنامه به این صورت است: «ØªÙ…ام اعضای هیئت‌مدیره و بازرسان اقرار می‌نمایند که دارای سوءپیشینه کیفری نیستند و مشمول ممنوعیت‌های مندرج در اصل Û±Û´Û± قانون اساسی و مواد Û±Û±Û± و Û±Û²Û¶ و Û±Û´Û· لایحه اصلاحی قانون تجارت نمی‌شوند.» امضا کردن این سند به معنی نداشتن نسبت فامیلی بازرسان با مدیران و نگرفتن حقوق از آنها نیز هست.

گواهی تامین سرمایه اولیه

این گواهی به معنای تایید دارایی‌های کمپانی از سوی بانک‌ها است و از مدارک لازم برای ثبت انواع شرکت به شمار می‌رود. گفتنی است که میزان این سپرده بانکی باید منطبق با سرمایه اعلام‌شدۀ شرکت باشد. همچنین آورده‌های غیرنقدی اعضا باید با نظارت کارشناسان دادگستری ارزیابی و قیمت‌گذاری شوند که به این کار اصطلاحاً تقویم کردن سرمایه گفته می‌شود.

مجوزهای فعالیت

مجوز فعالیت شرکت می‌تواند جواز تاسیس، جواز کسب، پروانه ساخت، پروانه بهره‌برداری و یا هر گونه گواهی فعالیت صادره از نهادهای قانونی باشد. ارائه این مدرک برای ثبت انواع شرکت‌هایی که موضوع فعالیت آنها نیاز به کسب مجوز از مراجع ذی‌صلاح دارد ضروری است. همچنین برای ثبت کمپانی‌های بازرگانی و مجموعه‌هایی که در زمینه واردات و صادرات فعالیت می‌کنند، ارائه کارت بازرگانی الزامی خواهد بود.

آگهی در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار

روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران مرجع قانونی انتشار آگهی‌های حقوقی در کشور است و سندی دولتی به شمار می‌رود. این روزنامه متعلق به قوه قضائیه است و آگهی‌های مربوط به تاسیس کمپانی  Ùˆ ثبت تغییرات شرکت در آن منتشر می‌شوند. درج این آگهی‌ها به منظور اطلاع‌رسانی رسمی فعالیت این مجموعه‌ها انجام می‌شود.

از سوی دیگر، کمپانی‌های تازه‌تاسیس با چاپ آگهی در روزنامه کثیرالانتشار به اطلاع‌رسانی عمومی در مورد فعالیت‌های مجموعه خود می‌پردازند. گفتنی است که ارائه شناسه ملی شرکت برای انتشار آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار ضروری است.

ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها

مدارک مورد نیاز برای ثبت انواع شرکت‌های تجاری در ایران برای همۀ افراد در تمام استان‌ها، شهرستان‌ها و شهرهای کشور یکسان است. تکمیل و تنظیم این مدارک به تخصص و تجربه نیاز دارد و کارشناسان حقوقی راهنمایان بسیار مناسبی برای انجام این کار هستند. باید یادآوری کرد که تمامی این اسناد باید توسط همۀ اعضا تایید شوند و به امضای آنها برسند. ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها از طریق پست و در پاکت‌های مخصوصی که برای آن در نظر گرفته شده انجام می‌گیرد. گفتنی است که تمام هزینه‌ها نیز از طریق درگاه سامانه اداره ثبت شرکت‌ها پرداخت می‌شود و رسید آنها در اختیار متقاضیان قرار می‌گیرد. کارشناسان این اداره پس از بررسی و تایید مدارک، گواهی آگهی تاسیس کمپانی را صادر می‌کنند. سپس با درج آگهی در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار، فرایند قانونی ثبت شرکت به پایان می‌رسد.