این روزها شرکت‌های زیادی وجود دارند که خدمات مربوط به نرم افزارهای حسابداری را ارائه می‌دهند اما بسیاری از این نرم افزارها مناسب نیستند و بسیاری از ویژگی‌های ضروری یک نرم افزار حسابداری مناسب را ندارند. در ادامه این مطلب تمامی نکات لازم برای خرید یک نرم افزار حسابداری شرکتی مناسب را بررسی می‌کنیم.
در هنگام خرید یک نرم افزار باید دقت داشته باشید که کسب‌وکار شما دقیقا به چه ویژگی‌هایی نیاز دارد و کدام‌یک از ویژگی‌ها برای شما مهم‌تر است. با این وجود می‌توان گفت که انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب تا حد زیادی وابسته به نوع کسب‌وکار شما است.
معمولا کسب‌وکارهای کوچک‌تر به یک‌سری امکانات و ویژگی‌های بسیار پایه‌ای نیاز دارند در حالی که کسب‌وکارهای بزرگ‌تر و هلدینگ‌ها نیاز به نرم افزارهای یک‌پارچه با ویژگی‌های بسیار گستره‌تر نیاز دارند.
دسترسی کامل از هر مکان و زمان
یک نرم افزار حسابداری مناسب باید کلیه اطلاعاتش را در هر زمان و مکانی با شما به اشتراک بگذارد. در سال‌های قبل نرم افزارهای شرکتی صرفا روی سیستم‌های پیش فرض شرکت نصب می‌شدند و درصورتی که به سیستم مربوطه دسترسی نداشتید نمی‌توانستید از اطلاعات نرم افزار کمک بگیرید اما در سال‌های اخیر و به کمک سیستم‌های رایانش ابری این امکان وجود دارد که شما از هر مکان و زمانی به اطلاعات نرم افزارهای حسابداری دسترسی داشته باشید. البته نگران امنیت چنین برنامه‌هایی نباشید چرا که این برنامه‌ها در بسترهای خاصی نگهداری می‌شوند و تا حد بسیار زیادی امنیت آن‌ها حفظ شده است.
در صورتی که از چنین نرم افزارهایی استفاده می‌کنید بهتر است به صورت دوره‌ای رمزهای ورودی را عوض کنید تا دچار مشکلات امنیتی نشوید.
یک‌پارچگی نرم افزار، کلیدی‌ترین ویژگی
شاید برای شما هم این سوال پیش آمده باشد که مهم‌ترین ویژگی یک نرم افزار چیست؟ در پاسخ به این سوال باید به کسب‌وکارتان توجه کنید و بررسی کنید که دقیقا چه امکانی برای شما اهمیت دارد؟ برای مثال هلدینگ‌ها و شرکت‌های بزرگ بازرگانی و تجاری به یک‌پارچگی نرم افزار بیش‌ترین اهمیت را می‌دهند.
نرم افزارهای حسابداری یک‌پارچه نرم افزارهایی هستند که با سایر بخش‌های سازمان ارتباط و هماهنگی دارند. چنین نرم افزارهایی سرعت بیش‌تری در استفاده دارند و هم‌چنین خطای انسانی را هم به حداقل ممکن می‌رسانند چرا که نیازی به ورود چند باره اطلاعات نیست.
برای مثال فرض کنید یک کالای مشخص در انبار ثبت می‌شود، در چنین حالتی نیازی نیست که اطلاعات مربوط به کالا به صورت مجزا در فروشگاه هم ثبت شود. در حقیقت سیستم به‌صورت خودکار تنها با یک بار ورود اطلاعات، در تمامی بخش‌ها اطلاعات کالاها را ثبت می‌کند.
امنیت اطلاعات نرم افزار
نرم افزارهای حسابداری ریزترین جزییات کسب‌وکار شما را در خود جای داده‌اند و این موضوع سببب می‌شود تا امنیت اطلاعات چنین نرم افزارهایی بسیار مهم باشد.
شرکت‌های مختلف نرم افزاری برای حفظ امنیت اطلاعات مشتریان دست به کارهای بسیار زیادی می‌زنند و شما باید در هنگام خرید یک نرم افزار مالی دقت زیادی به بحث امنیت آن نرم‌افزار داشته باشید تا در هنگام استفاده دچار مشکل نشوید.
به روزرسانی‌های منظم
قطعا شما هم انتظار دارید که یک نرم افزار حسابداری به شکل منظم به‌روزرسانی‌های نرم افزاری ارائه دهد و همگام با تکنولوژی، به‌روز شود. شرکت‌های نرم افزاری پیشرفته این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند.
در حقیقت به‌روزرسانی‌های منظم از مهم‌ترین و ضروری‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار مالی است. در به‌روزرسانی‌های ارائه شده توسط شرکت، قسمت‌های مختلفی از نرم افزار به‌روز می‌شوند و امکانات و ویژگی‌های جدیدی به آن‌ها اضافه می‌شود.
جالب است بدانید که در به‌روزرسانی‌های نرم افزاری، امنیت نیز بهبود پیدا می‌کند که موضوع قابل توجهی است.
امکان تعریف سطح دسترسی‌های مختلف
زمانی که صحبت از ویژگی‌های ضروری یک نرم افزار مالی مناسب می‌شود باید به نکات ریز زیادی دقت داشت. تعیین سطح دسترسی‌های مختلف برای کسانی که از نرم افزار استفاده می‌کنند اهمیت بسیار زیادی دارد.
سطح دسترسی‌های مختلف به این معناست که هر کدام از کاربران نرم افزار مالی می‌توانند به قسمت‌های خاصی دسترسی داشته باشند.
برای مثال شما می‌توانید مشخص کنید که صندوق‌دار فقط به تراکنش‌های روزانه دسترسی داشته باشد و هیچ اطلاعی از فروش کل، سود و حقوق ـ دست‌مزد نداشته باشد. این تقسیم‌بندی دسترسی‌ها می‌تواند کمک بسیار زیادی به حفظ اطلاعات و ارزش‌های سازمانی شما داشته باشد.
جمع‌بندی
در قسمت‌های مختلف بالا از اهمیت بالای برخی ویژگی‌های نرم افزاری یاد کردیم و مهم‌ترین ویژگی‌های ضروری یک نرم افزار مالی را بررسی کردیم. البته همان‌طور که در قسمت‌های مختلف مقاله گفتیم ممکن است تمامی این ویژگی‌ها برای کسب‌وکار شما مناسب نباشد اما قطعا وجود این ویژگی‌ها برای یک نرم افزار کامل، لازم و ضروری است.
البته بسیاری از نرم افزارهای مالی امکانات مختلف نرم افزاری را به صورت ماژولار در اختیار مشتریان قرار می‌دهند به این معنا که شما می‌توانید انتخاب کنید که کدام‌یک از ویژگی‌ها برای شما وجود داشته باشند و کدام را نیاز ندارید!؟
شرکت نرم افزاری فراپیام به عنوان یکی از پیشروترین شرکت‌های نرم افزاری ایران، با دارا بودن تمامی ویژگی‌های لازم یک نرم افزار در کنار شماست تا با آسودگی خاطر یک نرم افزار مالی خریداری کنید.
۲۱۲۱
