طراحی یک فضای اداری که شرکت‌ها را قادر می‌سازد با موفقیت در دنیای تجارت امروز رقابت کنند، یک چالش بزرگ است، اما به لطف فناوری جدید این فرآیند ساده‌تر از قبل شده است. استراتژیست‌ها، معماران و طراحان محل کار با استفاده از پیشرفت‌های تکنولوژیکی در داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌ها، بهره‌برداری از فناوری‌ها، رندرهای سه‌بعدی و حتی استفاده از سیستم‌های واقعیت افزوده/مجازی (AR/VR) درک طراحی فضاهای اداری را برای مشتریان ساده‌تر کرده‌اند. این ابزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بر روی طرح‌های پیشنهادی تمرکز کنند و با درک و مشاهده نتیجه نهایی تصمیم بهتری بگیرند. گروه طراحی داخلی فضای اداری مکعب پیشرو در ارائه ترندهای روز معماری داخلی، قابلیت AR را برای اولین بار در ایران ارائه کرده است. معماران و متخصصین حرفه‌ای این شرکت از این تکنولوژی به‌منظور ترسیم فضایی و پیاده‌سازی نهایی طراح‌ها و همچنین نمایش چیدمان نهایی فضای اداری استفاده می‌کنند.
مگان اس. مکینسون معاون مشاور برنامه‌ریزی فضای اداری در این باره می‌گوید: «وقتی می‌توانید دور یک مدل سه‌بعدی بچرخید و حتی در فضایی که هنوز ساخته نشده است «راه بروید»، احساس واقعی‌تری در مورد اینکه آیا آن فضای اداری با نیازهای شما مطابقت دارد یا نه، به دست می‌آورید. وی معتقد است که پیشرفت‌های اخیر در تجسم و فناوری‌های مجازی، موجب اعتماد بیشتر مشتریان به فرآیندهای طراحی و ساخت فضاهای داخلی شده است. این فناوری جدید به یک سازمان یا شرکت کمک می‌کند تاایده‌ای تقریبی از اینکه فضای کاری رویایی جدیدشان چگونه خواهد بود به دست بیاورند و در نتیجه تصمیم‌گیری‌های بهتری را ممکن می‌سازد. این ابزارها سؤالات اساسی در مورد بهترین روش استفاده از فضا که به طور فزاینده‌ای پیچیده است را به بهترین شکل پاسخ می‌دهند.
در گذشته، فضای اداری جایی بود که کارمندان از ساعت ۹ تا ۵ پشت میزهای اختصاصی‌شان می‌نشستند و طراحان محل کار تنها نیاز داشتند که نسبت 1:1 میزهای اداری به افراد را در فرایند طراح داخلی رعایت کنند.
امروزه محیط‌های کاری در حالی که بسیاری از کارمندان حداقل در برخی مواقع از راه دور کار می‌کنند، یا زمانی که در دفتر هستند هم به محیط‌های کاری مختلف نقل مکان می‌کنند، به فضاهای همکاری بیشتری مانند اتاق‌های کنفرانس و سالن‌های غیررسمی نیاز دارند. اما رسیدن به تعادل مناسب میان این دو سبک در سازمان‌های مختلف چگونه است؟
قابلیت AR در طراحی فضاهای اداری با ارائه تصویری مبتنی بر داده از نحوه استفاده و لذت بردن کارکنان از فضای کاری مورد نیازشان، طراحی و نحوه چیدمان محیط‌های کار را مفیدتر از گذشته کرده است. علاوه بر داده‌های بدست آمده از تجزیه و تحلیل‌های پیشرفته در مورد نحوه استفاده مؤثر از حوزه‌های کاری امروزی، سازمان‌ها در نهایت نیاز دارند ببینند واقعاً چگونه باید از فضاهای موجودشان استفاده کنند. آن‌ها می‌توانند از طریق قابلیت AR برای تعیین اینکه آیا به تمام فضایی که موجود هست واقعاً نیاز دارند یا حتی می‌خواهند از آن استفاده کنند، بینش دقیق‌تری داشته باشند و در مورد تقسیم‌بندی فضایی بهتر تصمیم بگیرند. چنین بینش‌هایی می‌تواند تصمیم‌گیری در مورد اندازه دفتر مورد نیاز را تقویت کند و نشان دهد که آیا زمان تغییر چیدمان جدید یا تغییر نقشه‌های طبقه جدید فرا رسیده است یا نه. به عنوان مثال، اگر حسگرها نشان دهند که با این مدل چیدمان فقط نیمی از میزهای انتخابی در محل جدید قابل نصب است، مدیران تصییم به تغییر نحوه چیدمان و یا حتی تعویض میزهای انتخابی با مدل دیگری بگیرند.
با پیشرفت سریع فناوری، ابزارهای طراحی فضاهای اداری پیچیده‌تر شده‌اند. از طرفی ساختمان‌ها هوشمندتر می‌شوند و فناوری اینترنت‌اشیا (IoT) داده‌های دقیق‌تری را برای درک نحوه استفاده از فضا ارائه می‌دهند. در عین حال پیشرفت‌ها در VR و AR امکانات جدیدی را برای تجسم فضایی ساختمان‌ها و فضاهایی که هنوز ساخته نشده‌اند فراهم می‌کند. در حالی که فناوری رندرهای امروزی چشمگیر است، اما همه نرم‌افزارها توانایی تولید رندرهایی که توسط آن‌ها بتوانیم مستقیماً به نقشه‌های معماری دست پیدا کنیم را ندارد. فراهم آوردن درک و تجسم نهایی یک فضا توسط قابلیت AR فرصت‌های فوق‌العاده‌ای را برای افزایش کارایی در فرآیند ساخت در اختیار شرکت‌های طراحی داخلی و معماران قرار می‌دهد.
با توجه به اهمیت موضع و پذیرش این که که طراحی یک محل کار همیشه فرآیند پیچیده‌ای خواهد بود، ابزارهای طراحی فضاهای کاری کمک می‌کنند تا داده‌ها و اولویت‌های هر کسب‌وکاری را به روش‌هایی مناسب و دقیق‌تر از قبل بدست بیاوریم. این داده‌ها نه تنها در زمان و منابع صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه مهم‌تر از همه، به طراحی فضاهای کاری منجر می‌شوند که نیازهای افرادی را که از آن‌ها استفاده می‌کنند را به بهترین شکل برآورده می‌کنند. یکی از مزایای منحصر به فرد AR/VR نسبت به سایر راه‌حل‌های دیجیتال، توانایی آن در قرار دادن کاربر در هر شرایط یا سناریویی است.
با AR، کاربران می‌توانند تغییرات محیط فیزیکی خود را در زمان واقعی مشاهده کنند و با آن تعامل داشته باشند. و با VR، کاربر به طور کامل در دنیای مجازی‌ای غوطه‌ور می‌شود که در آن همه چیز از محیط اطراف تا قوانین فیزیک به صورت دیجیتالی ارائه می‌شوند. این کار باعث می‌شود کاربران AR/VR احساس کنند که در یک تجربه مجازی شبیه این که واقعاً آنجا هستند ایجاد کند. ابزارهای واقعیت مجازی و واقعیت افزوده در حال تبدیل شدن به یک استاندارد صنعتی هستند که فرصتی برای اصلاح طرح‌ها و همکاری بهتر بین مشتریان و طراحان ارائه می‌دهند.
