آنچه در این مقاله می خوانید:
- هویت سازمانی
- جذابیت بصری
- اطلاعات تماس
- اعتبار (مقبولیت)
- ارتباطات
- بهبود بخشیدن به تصویر شرکت و تقویت آگاهی از برند
- نمایش عملکرد حرفه ای
- حضور موثر در بازار رقابت
- حضور گسترده‌تر
ضرورت استفاده از ست اداری
یکی از اولین مواردی که یک تجارت جدید باید برای خود ایجاد کند، ست اداری رسمی شرکت است. گاهی اوقات، گرافیک های اضافی و حرفه ای وارد بازی می شوند تا یک طرح جالب‌تر را در اوراق ست اداری ایجاد کنند.
وقتی قرار است یک ست اداری طراحی شود، باید افکار و جزئیات زیادی را به آن وارد کرد. ست های اداری حرفه ای اغلب یکی از اولین روش های برقراری تماس با مشتریان بالقوه هستند. در ادامه، به برخی از دلایل اهمیت و ضرورت استفاده از ست اداری اشاره شده است.
بیشتر بخوانید: ست اداری چیست و عناصر ضروری آن کدام است؟
- هویت سازمانی
یکی از روش های ثبت تصویر شرکت در ذهن عموم، استفاده از ست اداری است.
ست های اداری نقش مهمی در تقویت هویت برند یک شرکت دارد. تمام مواردی که از طرف یک شرکت به مشتریان ( مانند نامه ها، پاکت نامه، فولدر تبلیغاتی و فاکتور ) ارسال می شود، باید یک هویت منسجم و قابل تشخیص برای شرکت ایجاد کنند.
لوگو و آدرس شرکت باید روی کلیه مواد و ابزارهای بازاریابی شرکت قرار گیرد. هدف این است که مردم بتوانند فوراً با دیدن لوگو روی ست اداری شرکت، بدانند که مکاتبات از طرف چه کسانی است.
- جذابیت بصری
هدف اصلی ست های اداری ارسال پیام به گیرنده است. طراحی ست اداری نباید چندان شلوغ باشد و گرافیک مورد استفاده در آن نیز نباید آنقدر بزرگ باشد که فضای کمتری برای تایپ نامه و غیره وجود داشته باشد.
اکثر شرکت ها تصمیم می گیرند طرح هایی را در پشت متن روی سربرگ های خود اضافه کنند (پس زمینه طرح‌دار). این عامل موجب ایجاد علاقه برای دیدن صفحه موردنظر می شود، اما طراحان باید اطمینان حاصل کنند که تصویر پس زمینه به اندازه کافی واضح است و برای خوانایی متن مشکلی ایجاد نمی کند.
- اطلاعات تماس
یک ست اداری باید شامل اطلاعات تماس شرکت باشد. نام کسب و کار، آدرس، شماره تلفن، شماره نمابر، ایمیل و آدرس وب سایت باید به اندازه کافی بزرگ و مناسب باشد، به طوری که مشتریان به راحتی آن را بخوانند. با این حال، اطلاعات درج شده نباید فضای زیادی را به خود اختصاص دهند، چرا که فضای کمی برای پیام اصلی در دسترس خواهد بود.
- اعتبار (مقبولیت)
ایجاد یک ست اداری نشان از تعهد شرکت دارد. اگر مشتری بالقوه نامه ای را که روی یک سربرگ حرفه‌ای نوشته شده است دریافت کند، تأثیر بسیار مثبتی بر روی او دارد. هر چه کیفیت کاغذ استفاده شده، بیشتر و سربرگ حرفه ای تر طراحی شود، مشتری بالقوه می تواند به کسب وکار موردنظر توجه کرده و تمایل داشته باشد خدمات آن کسب و کار را امتحان و تجربه کند.
- ارتباطات
دقیقاً مانند تمدن های اولیه در روم باستان (نوشتن روی کاخ ها)، خاک رس در بابل باستان، پاپیروس در مصر باستان و سرانجام کاغذ در چین باستان، هدف از ایجاد ست های اداری، همیشه ایجاد روشی برای ارتباط کتبی بوده است. گفته می شود که اصطلاح نامه کاغذی حدوداً سال ۱۸۹۰ در آمریکا ظاهر شده است.
در اوایل دهه ۱۹۰۰، سربرگ ها کوچک تر و سبک تر بودند؛ به گونه ای که کاغذ در ماشین تحریر جا بگیرد. همچنین، در اواسط دهه ۱۹۰۰، چاپ لوگو روی سربرگ، به یک طراحی رایج تبدیل شده بود.
چاپ سربرگ های تجاری علاوه بر تأثیرگذاری در درک مردم از کسب و کار شما، به عنوان یک هدف کاربردی نیز عمل می کنند و به شما در سهولت فرآیند ارتباط با مشتری، کمک می کنند.
گذشته از شناساندن هویت شما، ست اداری می تواند حاوی اطلاعات مهمی برای مخاطبان خود باشد. این اطلاعات ممکن است شامل آدرس، ایمیل و یا شماره تلفن شما باشد. با اینکار، گیرندگان نامه تمام اطلاعات موردنیاز را در اختیار خواهند داشت.
اگر شخصی منتظر مکاتبات از جانب شما باشد، لوگو کسب و کار شما که بر روی پاکت نامه قرار دارد، شناسایی نامه شما را در بین انبوهی از نامه های دریافتی آسان می کند. در نتیجه، ارتباط موثرتری شکل می گیرد و مشتریان قدردان این سطح از راحتی هستند.
بیشتر بخوانید: ست اداری چه کاربردهایی دارد؟
- بهبود بخشیدن به تصویر شرکت و تقویت آگاهی از برند
هنگامی که یک شرکت دارای ست اداری با کیفیت بالا باشد، بلافاصله دیگران تصور می کنند که آن شرکت کالا یا خدمات خود را با کیفیت بالا ارائه می دهد. اگر تصویری مداوم از یک شرکت از جمله یک لوگو، کارت ویزیت و پاکت نامه وجود داشته باشد؛ مشتریان بالقوه متوجه تلاش شما در مسیری که وارد آن شده اید، خواهند شد. علاوه بر این، هر شرکتی می خواهد مشتریان آن بدانند که بهترین خدمات را ارائه می دهد. بنابراین، باید این موضوع را منعکس کند.
- نمایش عملکرد حرفه ای
آیا تاکنون از طرف یک کسب و کار نامه ای در یک پاکت نامه و کاغذ با کیفیت پایین را دریافت کرده اید؟ این نوع مکاتبات به سختی مورد پذیریش قرار می گیرند. در حقیقت، برخی از افراد حتی تمایلی به باز کردن این نوع نامه ها ندارند.
با سرمایه گذاری بر روی ست های اداری با کیفیت بالا، سازمان شما حرفه ای و سازمان یافته به نظر می رسد. این نشان می دهد که شما در تلاش برای به دست آوردن اعتبار و اعتماد هستید.
نکته جالب در مورد ست اداری این است که شما می توانید آن را سفارشی و خصوصی سازی کنید. اگر بخش ها یا کارمندان خاصی دارید که به ست اداری که کمی متفاوت از سایر بخش ها باشد، نیاز دارند، هیچ مشکلی وجود ندارد؛ می توانید ست های اداری مخصوص آنها را طراحی و چاپ کنید. این امر نشان می دهد که شما جزئی نگر هستید و به ارائه بهترین تجربه ممکن برای کارمندان و مشتریان، اهمیت می دهید.
- بازاریابی
تبلیغات برای تمامی کسب و کارهای موجود در بازار رقابتی امروز، بسیار مهم است. شما همیشه باید در جستجوی فرصت های جدید برای تبلیغ برند خود باشید.
ست اداری حرفه ای یک شرکت ابزار بسیار موثری برای بازاریابی است. هر بار که کسی مکاتباتی از طرف شما دریافت می کند، آنها می توانند لوگو و نام برند شما را ببینند. در هر صورت شما نامه خود را ارسال می کنید، بنابراین چرا لوگو و اطلاعات تماس خود را به روشی چشمگیر بر روی آن درج نکنید؟
- حضور موثر در بازار رقابت
فرض کنید که شما برای جذب مشاغل جدید درخواست هایی در قالب نامه های با کیفیت بالا ارسال می کنید. همزمان، یکی از مشتریان بالقوه شما، نامه شخصی شما را به همراه نامه یکی از رقبای شما که روی کاغذهای ساده و با کیفیت پایین چاپ شده است، دریافت می کند. کدام یک حرفه ای تر به نظر می رسد؟
اینجاست که در طراحی و چاپ ست اداری باید خلاقیت به خرج داد. اجازه ندهید در بازار رقابت از رقبای خود عقب بیفتید.
- حضور گسترده‌تر
طراحی یک ست اداری جذاب و پاکت نامه های سفارشی، باعث می شود بیشتر به شرکت شما توجه شود. این توجه به شما کمک می کند تا مشتری های بزرگ تری را انتخاب کنید که در شرایط دیگر امکان پذیر نیست.
پس از تصمیم گیری برای طراحی و چاپ ست اداری، باید بررسی کنید که چگونه اینکار را به روش های اصولی انجام دهید.
توجه داشته باشید که نباید گیرندگان و مشتریان را با یک طراحی مزاحم، غرق در تفکر کنید و باعث سردرگمی آنها شوید. ست اداری را ساده و شیک طراحی و چاپ کنید. به یاد داشته باشید که در کنار طراحی و چاپ اصولی، محتوای ست های اداری یکی از مهمترین مؤلفه های موفقیت است.
باید به اطلاعاتی که می خواهید در اختیار دیگران قرار دهید، فکر کنید. روشی که ترجیح می دهید مردم با شما ارتباط برقرار کنند را در نظر بگیرید.
صحبت پایانی
ست اداری نه تنها نوعی مکاتبه حرفه ای است، بلکه بخش اصلی استراتژی ارتباطات فروش و بازاریابی شما را نیز در برمیگیرد. درک مشتری از تجارت شما با موفقیت مداوم شما ارتباط دارد و نمایش ارزیابی مثبت تمامی جوانب شرکت، بسیار حائز اهمیت است. با توجه به مباحث ذکر شده در این مقاله، استفاده از ست اداری در جهت موفقیت شرکت، ضروری به نظر می‌رسد.
