پذیرفتهشدگان این دورههای دانشگاه علمیکاربردی میبایست برای انجام فرآیند ثبتنام به سامانه جامع آموزشی همآوا مراجعه و مدارک مورد نیاز را بارگذاریکنند؛ سپس در بازه زمانی تعیین شده با در دست داشتن مدارک مورد نیاز به مرکز پذیرفتهشده مراجعهکنند.
بنابر اعلام دفتر سنجش و آزمون دانشگاه جامع علمیکاربردی، پذیرفتهشدگان در هنگام مراجعه حضوری به مراکز آموزشی باید شش قطعه عکس پرسنلی پشت سفید تمام رخ ۴×۳ تهیه شده در سال جاری، یک برگ تصویر شناسنامه و اصل آن برای مطابقت، یک برگ تصویر کارت ملی و اصل آن برای مطابقت را ارائهدهند.
همچنین اصل گواهینامه پایان تحصیلات متوسطه (دیپلم سه ساله نظام جدید ۳-۳-۶ یا نظام ترمی ،سالی واحدی شامل نظری، فنی و حرفهای، کاردانش یا دیپلم نظام قدیم آموزش متوسطه شامل دوره چهارساله یا شش ساله نظری و فنی و حرفهای) با مهر و امضای رئیس اداره آموزش و پرورش منطقه محل تحصیل (برای پذیرفتهشدگان مقطع کاردانی)، اصل کاربرگ ۱۰۱ (گواهی اشتغال به کار) با امضاء و مهر بالاترین مقام مسئول، آخرین فیش حقوقی و آخرین حکم کارگزینی یا قرارداد معتبر انجام کار و برای شاغلین نیروهای مسلح، ارائه حکم کارگزینی یا گواهی اشتغال به کار از یگان مربوط برای پذیرفتهشدگان در کدرشته محلهایی که مطابق ضوابط مندرج در دفترچه منحصراً پذیرش از شاغلان از دیگر مدارک لازم برای ثبتنام است.
پذیرفتهشدگان موظفند اصل کاربرگ شماره ۱۰۲ (فرم تایید معدل) برای پذیرفتهشدگانی که گواهینامه پایان تحصیلات متوسطه برای آنان صادر نشده است و مدرکی مبنی بر وضع نظاموظیفه خود را در هنگام ثبتنام حضوری ارائه دهند.