پورتال‌‌های سازمانی نقش بسیار مهمی در گردش کارها، بهبود بهره‌‌وری و در کل اجرای فرایندها در یک سازمان دارند. امروزه همه چیز مبتنی بر فناوری اطلاعات است و ارتباطات بین مخاطبان و سازمان، ارتباطات درون سازمانی و روال بررسی کیفیت و پاسخگویی و بسیاری موارد دیگر از طریق فرایندهای دیجیتالی و الکترونیکی انجام و پیگیری میگردد. در این عصر، دردسترس بودن یک سیستم مدیریت فرایند(Workflow Management System) و روال کارها که با تمام بخش‌‌ها به راحتی ارتباط برقرار کند بسیار واجب و ضروری است. سازمان‌‌هایی که از اسپریت پورتال (پورتال سازمانی هوشمند طراحی شده توسط شرکت دانش بنیان نیافام) استفاده میکنند به ماژول بسیار قدرتمندی به نام فرایندساز دسترسی دارند که مدیریت فرایندها(ورک فلو) را برای آن‌‌ها به بهترین نحوی ممکن ساخته است. با فرایندساز میتوان به راحتی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) را پیاده سازی نمود. اگر علاقمند هستید بدانید چطور میتوان در عصر دیجیتال، فرایندها را دقیق و درست تعریف کرد، به مرور زمان روال‌‌ها را تغییر داد در حالی که این کار به روشی ساده، سریع، ایمن و با کیفیت انجام شود با این نوشتار همراه باشید.
ماژول فرایندساز مجموعه ابزارهای مورد نیاز برای توسعه فرایندهای تحت وب و مدیریت مسئولیت‌های کاربران درگیر در فرایند را برای مدیر پورتال فراهم می‌کند. این امکان بسیار جذاب و خاص است و شرکت نیافام برای آنکه بتواند سیستم فرایندساز را تبدیل به یک تجربه راحت و ساده و کاربردی برای مخاطب خود نماید تلاش کرده طراحی ابزار فرایندساز خود را بسیار کاربر پسند در نظر بگیرد تا کاربر به راحتی بتواند با آن ارتباط برقرار و امور کاری را به انجام برساند.
توسط این سیستم، روال‌‌ها به راحتی به گردش انداخته شده و در کارتابل‌های افراد مختلف مواردی مانند: تایید، رد و اتصال به دیتابیس‌های مختلف، اتصال به انواع وب سرویس‌ها، پیش‌بینی شروط خودکار و انجام محاسباتی که یکسری از اطلاعات ورودی مخاطبان در چند گردش کار به نتیجه برسد دیده می‌شود و در نهایت به افراد بازخورد از طریق ارسال اس ام اس و ایمیل و روش‌های اطلاع‌رسانی مختلف داده می‌شود و از آغاز تا پایان یک خدمت الکترونیکی مدیریت میگردد.
با این ماژول می‌توانید موارد زیر را انجام دهید:
o یک فرایند تحت وب را با درگیر نمودن کاربرهای پورتال سازمانی ایجاد و مدیریت کنید.
o در مسیر توسعه فرایند از فرم‌های درون پورتال استفاده کنید.
o در مسیر توسعه فرایند، به بانک اطلاعاتی سیستم و دیتابیس‌های خارج از سیستم وصل شوید.
o در مسیر توسعه فرایند از وب‌سرویس برنامه‌های تحت وب دیگر استفاده کنید.
o در مسیر توسعه فرایند به اشخاص و کاربران مدنظر، ایمیل و پیامک ارسال نمائید.
میتوان گفت این ابزار با اینکه می‌تواند پیچیده‌ترین فرایندها را پشتیبانی و راهبری کند اما بسیار ساده و جذاب است و افرادی که از اسپریت پورتال استفاده میکنند بدون نیاز به شرکت طراح یا نیاز به پشتیبانی و آموزش پیچیده و به سادگی کارها را توسط آن به انجام خواهند رساند.
یک فرایند ساز مناسب بسیار فراتر از آن است که به جای خودکار و کاغذ، کیبور و مانیتور را جایگزین کند. یکی از ویژگی‌‌های قابل توجه فرایندساز این است که با استفاده از آن و با استفاده از KPIها و نمودارهایی که ارائه می‌‌دهد به شناسایی گلوگا‌‌ه‌‌‌‌ها در روال فرایند پرداخته تا با کمک آن و با جایگزین کردن معیارهای KPI بتوانیم اقدام به بهبود فرایندها و بهینه سازی روال‌‌ها نماییم.
از ویژگی‌‌های مهم این سیستم میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
o محیط طراحی ساده، زیبا و توانمند بر اساس استاندارد مدلسازی BPMN، مجهز به عملگرهای متنوع و مورد نیاز برای توسعه فرایندها
o مجهز به کارتابل اختصاصی مشاهده اعلان‌ها و فرم‌ها جهت استفاده عامل‌های فرایند
o قابلیت تایید و عدم تایید اقدامات عاملین فرایند و تغییر جریان کاری
o قابلیت نمایش وضعیت جریان‌های کاری برای مدیر پورتال
o قابلیت تعیین مهلت برای زمان انجام اقدامات عاملین فرایند و تنظیم آستانه هشدار و اخطار
o امکان تعریف متغیر برای مدیریت جریان فرایند و استفاده در توسعه کدهای سمت کلاینت
o قابلیت اتصال ایجاد کوئری به بانک‌های اطلاعاتی داخل و خارج از پورتال
o قابلیت اتصال به وب سرویس و ارسال و دریافت پارامتر از برنامه‌های تحت وب
o قابلیت ارسال ایمیل و پیامک به اشخاص و کاربران
o قابلیت استفاده از فرم‌های تولید شده در ماژول فرم‌ساز
o امکان ارسال پیام کاربر هنگام انتقال جریان کاری
o قابلیت تایید و عدم تایید اقدامات عاملین فرایند و تغییر جریان کاری
o قابلیت تعیین شرط در مسیر جریان فرایند و تغییر جریان کاری
o قابلیت دسترسی، مشاهده و ویرایش کدهای XML
o قابلیت دسترسی، مشاهده و ویرایش کدهای JSON
o قابلیت دسترسی و ویرایش کدهای قالب کارتابل
با اسپریت پورتال و به کمک ماژول فرایندساز آن، هوشمندتر، سریعتر و همیشه پیشگام خواهید بود.
