ساخت اسناد به صورت آنلاین
با توجه به گستردگی استفاده از مجموعه نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت، شاید کمتر برایتان پیش آمده باشد که پای سیستمی بنشینید که این بسته روی آن نصب نباشد، ولی اگر این اتفاق بیفتد و بخواهید سندی را روی آن آماده کنید، چه می‌کنید؟ مثلا رایانه‌ای با نسخه‌ای از لینوکس که اصلا با آن آشنایی ندارید! در این‌گونه مواقع، بهترین راهکار، استفاده از اینترنت و سرویس‌های تولید اسناد آنلاین است.
تعجب نکنید، امروزه این سرویس‌ها آنقدر پیشرفت کرده‌اند که در آنها براحتی بتوانید اسناد موردنظرتان را بدون نیاز به هر نرم‌افزاری با کیفیت بالا تولید کنید. در این مطلب دو نمونه از بهترین این سرویس‌ها یعنی گوگل داکس و آفیس آنلاین را با هم بررسی می‌کنیم.
اسناد گوگلی
سرویس گوگل داکس (Google Docs) و به همراه آن Sheets و Slides از جمله اولین مجموعه‌های آفیس آنلاین بودند که در ابعاد بزرگ به کاربران عرضه شد و هنوز هم جزو محبوب‌ترین‌هاست. اگر از کاربران اولیه این سرویس بودید، حتما دیده‌اید در آغاز به کار، سرویس اسناد گوگل و همکارانش بسیار معمولی و سطح پایین بود! اما این سرویس آنقدر پیشرفت کرده که امروزه آن را به یکی از بهترین گزینه‌های تولید اسناد آنلاین تبدیل کرده است.
هنگامی که نخستین بار وارد docs.google.com می‌شوید و سندی جدید را ایجاد می‌کنید، ممکن است با خود فکر کنید: اینکه زیادی ساده است! بله، درست است، محیط سرویس داکس ساده طراحی شده و انتظار نداشته باشید با چیزی در ابعاد Word مایکروسافت طرف باشید. این لزوما نکته‌ای منفی در مورد این سرویس به‌شمار نمی‌آید، زیرا گوگل این سرویس را طبق فلسفه خودش طراحی کرده، حذف موارد اضافی و حفظ امکاناتی که کاربر واقعا به آنها نیاز دارد.
نتیجه واقعا کاربردی است. شما تقریبا تمام کارهای پایه‌ای یک پردازشگر سند را می‌توانید در اینجا انجام دهید: متنتان را بنویسید، جدول‌بندی کنید، تصویر، شکل و فرمول اضافه کنید و بسیاری امکانات دیگر. خوشبختانه پشتیبانی گوگل از زبان فارسی هم مناسب است و به هیچ عنوان مشکلی از نظر نوشتن متون فارسی در سرویس داکس وجود ندارد.
گوگل همچنین علاوه بر کارکردهای موجود مانند مروگر کروم، امکان استفاده از افزونه‌ها را برای داکس هم فراهم کرده تا از این طریق، سرویس قابلیت‌های جدیدی پیدا کند. دقت کنید وقتی از سرویس گوگل داکس صحبت می‌کنیم، عملا مجموعه ابزارهای آفیس گوگل، یعنی سه سرویس Docs، Sheets (معادل اکسل) و Slides (معادل پاورپوینت) مدنظرمان است و هر سه این سرویس‌ها می‌توانند جایگزین‌های آنلاین مناسبی برای معادل‌هایشان در بسته آفیس مایکروسافت باشند. بخصوص با در نظر گرفتن نرم‌افزارهای موبایلشان که بسیار عالی طراحی شده‌اند. البته با وجود خوب بودنش، ایراداتی چون نبود امکان ویرایش هنگام ضعف اتصال به اینترنت، نبود فونت‌های مختلف برای زبان‌های مختلف مثل فارسی و کمبود برخی امکانات باعث شده گوگل داکس هنوز راه زیادی تا عالی شدن در پیش داشته باشد.
تولید اسناد آنلاین
آفیس آنلاین
عنوان این بخش را یک عنوان عمومی نبینید! منظورمان دقیقا «آفیسِ آنلاین» است! مایکروسافت مجموعه‌ای از پنج نرم‌افزار آفیس خود یعنی ورود، اکسل، پاورپوینت، وان‌نوت و سواِی (Sway) را به‌صورت رایگان در اختیار تمام کاربرانی که اکانت مایکروسافت داشته باشند قرار داده است. البته نه کامل!
ممکن است همین ابتدا بپرسید از کجا می‌توان به این مجموعه دسترسی داشت و حق هم دارید؛ زیرا مجموعه آفیس آنلاین مایکروسافت آدرس اینترنتی سرراستی ندارد که مستقیم وارد آن شوید! آسان‌ترین مسیر دسترسی به این مجموعه از طریق دیگر سرویس‌های آن، به‌طور خاص onedrive.com یا outlook.com است. در نوار بالای این سرویس‌ها گزینه‌ای به شکل 9 مربع وجود دارد که با زدن آن می‌توانید به همه سرویس‌های آنلاین مایکروسافت و از جمله آفیس آنلاین دسترسی پیدا کنید.
نخستین نکته‌ای که در محیط هر کدام از این سرویس‌ها به چشم می‌خورد، شباهت فراوان آن به معادل دسکتاپی‌شان است. همه چیز دقیقا یکسان طراحی و پیاده‌سازی شده است: نوار بالا و امکانات آن، محیط اصلی و حتی منوی فایل همگی مانند یک کپی آنلاین از معادل نرم‌افزاری آن است! از این نظر تیم آفیس آنلاین مایکروسافت را تحسین می‌کنید، زیرا هنگامی که وارد هر کدام از سرویس‌ها می‌شوید، همه چیز کاملا آشناست و نیازی به یادگیری دوباره وجود ندارد.
اما با تمام هوشمندی مایکروسافت در پیاده‌سازی دقیق آفیس آنلاین، با کمی دقت متوجه خواهید شد این سرویس‌ها فاصله نسبتا زیادی با نسخه نرم‌افزاری‌شان دارند. کاربردهای پایه‌ای همگی سر جایشان هستند: متن، جدول، تصویر و... اما بسیاری از کاربردها نیز در نسخه آنلاین وجود ندارد: فونت‌های فراوان و متنوع، امکان ویرایش استایل‌ها، قرار دادن اَشکال و حتی فرمول‌ها.
البته ناامید نشوید! با وجود محدودیت‌های نسخه آنلاین آفیس، این مجموعه برای تولید اسناد بسیار عالی است و نکات کاربردی بسیار خوبی در آن دیده شده است، از جمله اینکه در این سرویس با قطع شدن اتصال اینترنت می‌توانید کارتان را ادامه دهید تا با اتصال دوباره ذخیره‌سازی صورت گیرد. ترکیب آفیس آنلاین با نسخه دسکتاپ هم از نکات قابل‌‌توجه آن است. کافی است گزینه «EDIT IN WORD» (ویرایش در ورد) را در نوار بالا بزنید تا فایل در OneDrive ویندوز ذخیره و در ورد کامپیوتر باز شود تا کار را در نرم‌افزار ادامه دهید.
سند اشتراکی
بی‌نیاز شدن به نرم‌افزار یکی از مزایای استفاده از سرویس‌های تولید و ویرایش سند آنلاین است که مثلا در سیستم‌هایی مانند کروم‌بوک‌ها (Chromebook) بسیار کاربردی و حیاتی است، اما این سرویس‌ها مزیتی بسیار بزرگ‌تر دارند که در فضای کسب‌وکار قابلیتی تعیین‌کننده است و آن کار روی یک سند به‌طور اشتراکی است. هنگامی که شما سندی را در گوگل داکس یا آفیس آنلاین ایجاد می‌کنید، در گوشه بالا گزینه‌ای به نام Share (به اشتراک‌گذاری) وجود دارد.
دقت کنید این اشتراک با اشتراک‌گذاری یک فایل یا تصویر (مثلا در شبکه‌های اجتماعی) تفاوت دارد. در اینجا چند کاربر مختلف این امکان را دارند که روی یک فایل تغییرات موردنظر خود را اعمال کنند. برای مثال، با زدن گزینه به‌اشتراک‌گذاری در گوگل داکس، دیالوگی باز می‌شود که در آن می‌توانید نام یا ایمیل افراد را وارد کنید. در کنار این فیلد، دکمه‌ای وجود دارد که به وسیله آن می‌توانید سطح دسترسی فرد موردنظر را به سند تعیین کنید: اینکه آن فرد بتواند سند را ویرایش کند، روی آن کامنت بگذارد یا فقط بتواند سند را ببیند.
در آفیس آنلاین هم تنظیمات به‌اشتراک‌گذاری به همین صورت انجام می‌شود، با این تفاوت که افراد این امکان را دارند بدون داشتن اکانت مایکروسافت هم به ویرایش اشتراکی بپردازند. در زمان ویرایش اشتراکی، آواتار افراد درگیر در گوشه بالای سند قابل مشاهده است و تغییرات نیز به‌صورت آنی روی سند اعمال می‌شوند. همین ویرایش اشتراکی را در دیگر سرویس‌های مجموعه گوگل داکس و همچنین آفیس آنلاین می‌توانید انجام دهید.
منبع:jamejamonline.ir
