«تابناک با تو» - دلایلی از جمله فضای مجازی و کار نکردن بصورت تیمی باعث اتلاف وقت در محل کار می‌شود با مشورت با همکاران و رئیستان این روند را بهبود ببخشید.
دلایل مشترک اتلاف وقت در محل کار و چگونگی جلوگیری از آن
همه ما می‌دانیم که زمان، به خصوص در محیط کار چقدر مهم است. اگر زمان تلف شود، روی کار تاثیر می‌گذارد و مهلت‌های مهم را می‌توان به راحتی از دست داد. هر کسی ممکن است در محل کارش زمان را از دست بدهد. در این بخش برخی از رایج‌ترین علت‌ها و کار‌هایی که موجب اتلاف وقت می‌شود و چند گزینه برای جلوگیری از این کار آورده شده است.
گزینه‌هایی که باعث اتلاف وقت در محل کار خواهند شد + به همراه راه حل
استفاده از رسانه‌های اجتماعی برای استفاده شخصی
یکی از دلایل معمول اتلاف وقت در محل کار کارمندان استفاده از سایت‌های ارتباط جمعی مانند توییتر و فیس بوک است. توییتر می‌تواند ساعات‌های زیادی از یک کارمند را بگیرد. به طور مشابه، فیس بوک و پیام رسان‌های دیگر، می‌تواند ساعات کاری افراد را به راحتی هدر دهد.
یک راه حل موثر
این است که شرکت شما نرم افزار مسدود کننده سایتی را بر روی کامپیوتر‌های کارکنان ایجاد کند، یا اگر احساس میکنید این کار بسیار سخت است، می‌توانید به نرم افزار نظارتی داشته باشید که به شما این امکان را میدهد تا ببینید کارمندان به چه سایت‌هایی می‌روند " و می‌توانید یک بحث خصوصی با آن‌ها داشته باشید تا بخواهید استفاده خود را محدود کنند.
سازمان دهی ضعیف
فقدان سازمان دهی خوب نیز علت اتلاف وقت است. یک میز شلوغ می‌تواند کاری کند که شما نتوانید مدارک مهمتان را پیدا کنید و باعث می‌شود که زمان زیادی را صرف یافتن آن‌ها کنید.
این سازمان دهی برای سیستم ذخیره سازی سند آنلاین کارمند نیز کاربرد دارد. اگر اسناد آنلاین شما نامنظم هستند، ارسال یک سند برای مدیریت یا به اشتراک گذاشتن آن با سایر کارمندان می‌تواند زمان خیلی طولانی تری از شما و افراد را بگیرد.
یک راه حل
برای نسخه چاپی، استفاده از سازمان دهنده‌ها و پوشه‌ها است. یک راه حل آنلاین این است که اسناد خود را در پوشه‌های خاصی در کامپیوترتان تنظیم کنید، تا دسترسی به آن‌ها برایتان آسان شود.
ایمیل شخصی
چک کردن ایمیل‌های شخصی یک علت شایع برای اتلاف زمان در محل کار است. بسیاری از کارمندان ایمیل‌های شخصی خود را چندین بار در طول روز بررسی می‌کنند و با این وجود، آن‌ها را از وظایف خود دور می‌کند و روی کیفیت کاری آن‌ها تاثیر می‌گذارد.
راه حل
می‌توانید از نرم افزار مانیتورینگ کامپیوتری برای بالا ماندن در کاری که کارمندان شما انجام می‌دهند، استفاده کنید.
ملاقات ها
ملاقات ها، اتلاف کننده‌های زمانی عظیمی هستند. این بدان معنی نیست که تمام جلسات باعث هدر دادن زمان می‌شوند، اما اغلب جلسات هیچ برنامه واقعی ندارند و فقط برگزار می‌شوند.
علاوه بر این، اکثریت کارکنان به طور کامل آنچه را که در حال حاضر گفته می‌شود، انجام نمی‌دهند. حتی اگر شما یک جلسه را به دلایل خوب برگزار کنید، عواملی مانند انتشار ناکارآمد اطلاعات، مشکلات فنی، یا حتی گفتگو‌های کوچک طولانی می‌توانند باعث افزایش زمان اتلاف وقت در چنین جلساتی شوند.
راه حل
برای جلوگیری از اتلاف وقت که در جلسات رخ میدهد، اطلاعات را از طریق ایمیل، یادداشت‌های اداری، یا دیگر اشکال ارتباطات کارآمدتر، به اشتراک بگذارید.
کارمندان با هم کار نمی‌کنند
کارمندان در برقراری ارتباط یا به عنوان یک تیم باهم کار نمی‌کنند، که این خود موجب اتلاف وقت بیشتر در محل کار می‌شود. چنین نبود هماهنگی می‌تواند منجر به اشتباهات، کاهش روند پروژه‌ها و حتی از دست دادن مهلت‌های زمانی شود. تمام این پیامد‌ها زمان بیشتری را تلف می‌کنند.
نکات کلیدی برای جلوگیری از اتلاف وقت در محل کار
۱. وقفه ها
یک مطالعه می‌گوید که افراد ممکن است تا دو ساعت در روز بهره وری را براساس وقفه‌ها هدر دهند. یکی از دلایل این امر این است که می‌تواند حدود ۲۰ دقیقه طول بکشد تا پس از قطع موضوع، به یک جریان کاری برگردند. البته گاهی از حواس پرتی‌ها نیز استقبال می‌شود (این را بپذیرید!).
نکته:سر خود را برای یک دوره زمانی - ۲۵، ۵۰ یا ۷۵ دقیقه روی میز بگذارید. اگر در یک دفتر کار میکنید، در را ببندید. اگر در فضای باز هستید، هدفون بزنید و یا از نشانه‌هایی از قبیل "لطفا مزاحم نشوید" استفاده کنید.
سایر نکات مشترک عبارتند از ارسال ایمیل و پیام‌های فوری؛ بستن همه مرورگرها، برنامه‌هایی که از آن‌ها استفاده نمی‌کنید نیز بسیار تاثیرگذار است.
۲. ملاقات‌های زیادی
در نظر سنجی ها، کارمندان "ملاقات‌های زیادی" را به عنوان یکی از حواس پرت کننده‌های اصلی و زمان هدر دادن نام گذاشتند. فرهنگ نشست‌ها در این روز‌ها چند ضربه را وارد می‌کند، زیرا سازمان‌ها می‌دانند که چه مقدار کار در زمان ملاقات‌های سهامداران در جلسات متوالی و اجازه دادن به مسائل انجام می‌شود.
نکات:
جلسات باید به دقت انجام شوند. موثرترین ملاقات‌ها آن‌هایی هستند که به حرکت به سمت جلو و موفقیت کمک می‌کنند. به جای دور بودن از حضور بیش از حد جلسات هفتگی؛ یک گزینه بهتر این است که جلسات ایستاده ۱۵ دقیقه‌ای برگزار کنید، اگر پروژه شما به بررسی منظم نیاز دارد می‌تواند بسیار مفید باشد.
در غیر این صورت، نرم افزار مدیریت پروژه هم کاری جدیدی که در بازار وجود دارد به تیم‌ها اجازه کار و به روزرسانی‌های وضعیت در یک مکان مرکزی را میدهد. این امر نیاز به جلسات را کاهش داده و بهره وری را افزایش میدهد.
۳. با همکاران خود مشورت کنید
این یک شمشیر دولبه است که با مطالعات مختلف بیان شده است. نظرسنجی می‌گوید ۴۳ درصد از پاسخ دهندگان تعامل با همکاران را به عنوان دلیل اصلی از دست دادن وقت در محل کار خود می‌دانند. با این حال، این تعامل اجتماعی وارونه است.
مطالعات دیگری نشان داده اند که اتاق قهوه و مکالمات به صورت غیر مترقبه می‌تواند بهره وری را از طریق تبادل اطلاعات، ایده‌ها و استراتژی‌های حل مساله افزایش دهد.
نکته: در مورد اجتماعی شدن فکر کنید، چون شما یک پروژه را مدیریت خواهید کرد. اگر شما خودتان را در یک مکالمه برنامه ریزی نشده پیدا میکنید، ده دقیقه به خودتان برای تعامل اطلاعات و یا حتی معاشرت زمان بدهید. گاهی شما فقط باید انضباط را تمرین کنید و از یک مکالمه گروهی دور شوید. یا، تعاملات اجتماعی خود را تثبیت کنید.
قرار ملاقات‌ها در زمان خوردن قهوه یا ناهار را ترتیب دهید، تا همکارانتان را بهتر بشناسید و برخی از مسائل مربوط به پروژه و مشکلاتتان را با هم حل کنید.
۴. اولویت‌های مبهم
این اغلب اتفاق می‌افتد:افراد و تیم‌ها بر روی وظایفی که خودشان کشف می‌کنند کار می‌کنند، یا بر روی کار‌هایی را که خودشان آخرین اولویت قرار می‌دهند، کار نمی‌کنند. پروژه‌ها سریع حرکت می‌کنند و با تغییرات و عدم اطمینان انجام می‌شوند.
زمانی که تیم‌های بی نظم- یا به دلیل ارتباط ضعیف یا ابزار‌های مدیریت پروژه غیر شفاف - درگیر می‌شوند، زمان ارزشمند به هدر می‌رود و پروژه‌ها در پشت برنامه قرار می‌گیرند.
نکته: اگر مطمئن نیستید که باید روی چه چیزی کار کنید، پس بپرسید. چنانچه در نمناک اشاره شده است اگر رهبر تیم هستید، دقت کنید که اغلب به طور واضح و مختصر، ارتباط برقرار کنید.
از خودتان بپرسید آیا مطمئن هستید که تیم تان در حال کار بر روی چیزی است که بیشتر به کسب وکار اهمیت میدهد. از یک ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید که همه افراد تیم می‌توانند به آخرین وضعیت دسترسی داشته باشند.
۵. زمان گذاشتن برای اینترنت، رسانه‌های اجتماعی و ایمیل‌های شخصی
همه ما چیزی را در اینترنت بررسی می‌کنیم که مربوط به مقالات خبری و کار نیست و کاملا عبث و بیهوده خواهد بود.
نکته
به جای کنار گذاشتن کامل زمان خود در مرور کردن اینترنت، چک کردن سایت‌های رسانه‌های اجتماعی و پاسخ به ایمیل‌های شخصی، زمان تعیین شده‌ای را برای آن‌ها قرار دهید، مثلا ۱۰ تا ۱۵ دقیقه دو بار در روز برای این فعالیت‌ها اختصاص دهید. شما هم در زمانتان صرفه جویی کرده اید و هم این کار تمرین خوبی برای افزایش تمرکز و بهره وری کلی شما است.
تقریباً همه می‌گویند که پس از استراحتی کوتاه، بهتر عمل می‌کنند، که اگر فکر میکنید مغز تان نیز خسته می‌شود این اتفاق تعجب آور نیست و باید استراحت انجام شود. مدت زمان تلف شده بین دو ست را در باشگاه در نظر بگیرید. ورزش میکنید و استراحت میکنید و تکرار میکنید.
۶. علاقمند نبودن به شغل
بیست درصد پاسخ دهندگان گفتند که آن‌ها وقتشان را تلف می‌کنند، زیرا علاقه چندانی به کارشان ندارند. آن‌ها به اندازه کافی مراقب کارشان نیستند و بنابراین زیاد حواس پرتی برایشان رخ خواهد داد. اگر باید صبح خودتان را به سمت میزتان بکشانید، در طول روز به تماشای ساعت بنشینید و تا رسیدن جمعه، روز شماری کنید، این می‌تواند بد باشد.
به طور مشابه، اگر شما متناسب با وظایف مربوط به نقش خود نیستید، "از کاری که می‌خواهید انجام دهید خوشتان نمی‌آید و از هر فرصتی که برایتان پیش می‌آید، استفاده میکنید تا از کار دور شوید، دلسرد شده اید، تقریبا به هر چیزی اجازه می‌دهید تا حواس شما را پرت کنند.
راه حل: محرکه‌ی داخلی خود را پیدا کنید
احساس علاقه در کار می‌تواند به این معنی باشد که شما در مکان اشتباه، شغل اشتباه یا نقش اشتباهی هستید,، اما راه حل نیز می‌تواند به سادگی تغییرات کوچکی باشد که وضعیت انگیزشی شما را تغییر میدهد. سوزان فاولر، نویسنده اینکه چرا انگیزش افراد کار نمی‌کند … و آنچه انجام میدهد، نشان میدهد که دو عامل انگیزشی کاملاً متفاوت در کار وجود دارد:
انگیزه درونی
انگیزه شخصی و جاه طلبی که از درون می‌آید، این مربوط به پاداشی نیست که کارفرمایتان به شما میدهد، بلکه بیشتر از احساس شادی و رضایت شما ناشی می‌شود.
انگیزش بیرونی
پاداش‌ها مانند پرداختی ها، پاداش، مشوق‌های شرکت است. زمانی که فرد به کارش علاقمند نیست، افزایش دست مزد و پاداش‌های بیرونی معمولاً مشکل را حل نمی‌کند.
اگر احساس بی علاقگی دارید، نشانه این است که شاید انگیزه درونی ندارید و درک کنید که چرا به شما کمک می‌کند بفهمید چه کاری برای انجام آن مناسب‌تر است. چه چیزی باعث می‌شود که شما احساس شادی و رضایت در محل کار کنید؟
۷. مشوق‌های کافی وجود ندارد
مشوق‌ها تحت انگیزش بیرونی قرار می‌گیرند، و تنها ۸ درصد از مردم احساس می‌کنند که به اندازه کافی انگیزه در محیط کار دارند. با این حال، این یک عامل برای برخی افراد است.
علاوه بر این، نارضایتی شغلی و پرداختی کم در انگیزه می‌تواند به همان اندازه ساده باشد که داشتن یک رئیس که کار شما را به رسمیت می‌شناسد و قدردانی می‌کند یا از یک تیم از همکاران تشویقی و سرمایه گذاری برخوردار است. البته به حقوق هم مربوط می‌شود، انگار کسی که حقوق کم می‌گیرد، خشم در او ایجاد می‌شود.
راه حل:ایجاد محیط کاری که انگیزه میدهد
زمانی که افراد حقوقشان کم، نامناسب و یا ناکافی است، احساس می‌کنند که وقت خود را در محل کار هدر می‌دهند - به نظر می‌رسد که احساس می‌کنند زمانشان از آن‌ها دزدیده شده است و آن‌ها کمی عقب می‌روند.
اگر محیط کار شما زمانتان را ارزشمند می‌داند و بر این اساس پاداش میدهد، گرایشتان برای هدر دادن زمانتان باید به میزان حداقل پایین بیاید. مدیران و مسئولان کسب و کار‌ها باید از کار‌های روزانه کارمندانشان آگاه باشند و زمان و تلاش کارکنان را کامل درک کنند.
مردم وقتی که ابزار‌هایی برای انجام دادن کارشان وجود دارد و خوب کار نمی‌کنند بسیار سریع خسته می‌شوند؛ علاوه بر این، فن آوری‌های جدید را می‌توان برای تسهیل وظایف روزمره مورد استفاده قرار داد.
برخی از برنامه‌ها به شما این امکان را میدهد که بلافاصله یک تماس تلفنی از دست رفته را برقرار کنید، و یا تماس کامل، نرم افزاری که سازماندهی و ذخیره اطلاعات تماس را آسان می‌کند اگر در کار فروش هستید یا زیاد سفر میکنید، این ذخیره کننده‌های زمانی کوچک می‌توانند مفید باشند و انگیزه روزمره شما را بالا ببرند.
۸. بدون حواس پرتی ماندن مشکل است
اغلب ما چندین وسیله داریم که اخطار‌هایی را در همه جهات به ما می‌دهند. ما روزانه حدود ۱۹۶ ایمیل ارسال می‌کنیم و به طور متوسط ۳۶ بار در ساعت جعبه ایمیلمان را بررسی می‌کنیم. اگر شما زیر ۲۵ سال سن دارید، ۶۷ متن را روزانه ارسال میکنید. همانطور که هر فرد اقتصاددان به شما می‌گوید، یک فرصت برای همه چیز‌ها وجود دارد.
حواس پرتی هیچ فرقی ندارد. یک تاخیر زمانی باعث می‌شود که مغز شما وظایفش را تغییر دهد. حتی چند تلاش برای انجام این کار وجود دارد:دانشگاه کالیفرنیا دریافت که اغلب کارکنان اداره فقط ۱۱ دقیقه بین هر وقفه فاصله می‌گیرند و حدود ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا به کار خود بازگردند.
راه حل:برنامه ریزی برای حواس پرتی
در این زمان اطمینان حاصل کنید که ایمیل‌ها را چک نمی‌کنید، اخطار‌ها و تلفنتان را خاموش کنید. شما یک حجم کاری برای انجام دادن را دارید، و سپس می‌توانید به عوامل حواس پرتی اجازه دهید که در طول روز بدون استرس بمانید.
۹. تغییر مسئولیت در شغل
ممکن است کاری که انجام می‌دهید به شما انرژی ندهد و یا موقعیت سازمانی تان در اداره تغییر کرده باشد حتی اگر این تغییر در جهت پیشرفت شما باشد یعنی وظایف محوله به شما ضروری باشند و کارتان برای سازمان ارزشمندتر باشد ممکن است با این وجود این مسئولیت جدید چالشی در شما به وجود نیاورد و دلتان برای کار قبلی تنگ شود.
راه حل
نگاهی عمیق به نقش کنونیتان بیندازید و جنبههای شغلیتان که باعث انگیزه و توانگرشدنتان می‌شوند و وظایفی که خستهکننده، تکراری یا باعث بیعلاقگیتان می‌شوند را شناسایی نمایید. سپس با رییس خود صادقانه حرف بزنید و از او تقاضا نمایید نقش شما در شرکت را برای تناسب بهتر آن با تواناییهای شما و نیاز‌های درون سازمانی، دوباره تعریف کند.
۱۰. زیر بار کار‌ها و وظایف شانه خم کردهاید
داشتن وظایف چندگانه بدون اولویتبندی بدین معنی که این وظایف به خوبی تعریف نشده و وقت زیادی باید روی آن بگذارید. مثلا چنانچه نمناک پیشنهاد میدهد اگر رئیستان وظیفه جدیدی را در کنار وظایف قبلی به عهده شما بگذارد بدون آنکه هدف مشخص، محدوده زمانی یا انتظاراتی برای شما مشخص نماید و تنها به شما بگوید میخواهم تو این وظیفه را بر عهده بگیری.
این اطلاعنداشتن از اینکه از کجا کار را شروع کنید و تردید داشتن نسبت به توانایی خود باعث می‌شود دچار بیهودگی شوید و انجام کار برایتان رنجآور گردد و هیچ پیشرفتی در وظیفه جدید نکنید.
راه حل
یک طرح که شامل هدف، انتظارات، تنظیم محافظهکارانه مراحل انجام عملیات و برنامه زمانی باشد، تهیه نمایید و این طرح را با رییس خود و اعضای تیم مطرح کنید و اطلاعات و توافقشان را کسب نمایید. این کارکمک می‌کند که وظایف را برای این کار تقسیم کنید و برای موفقیت آن از پشتیبانی برخوردار شوید.
۱۱. یافتن خطا‌ها با کمک رییستان
هیچ چیز مانند رییسی که مدام خطاهای بسیار مهم تان را مییابد قوه ابتکارتان را ویران نمی‌کند. اگر رئیستان اینگونه باشد شما دیگر نمی‌توانید ارتباط موثری با او برقرار نمایید و در روند کارتان از او کمک بگیرید. حتی گاهی نیزبه این کار متوسل میشوید که کارتان را تا آخر ادامه دهید و سپس به رییس ارائه دهید.
راه حل
اشکالتراشی مداوم از طرف رییس موقعیتی دشوار ایجاد می‌کند، اما شما باید در این موقعیت بدانید که چگونه واکنش نشان دهید. در ابتدای روز و شروع کارتان قبل از زیادترشدن استرس، کار را با رییستان مرور کنید، اما به لحن او توجه نکنید و فقط به صحبت‌های او گوش دهید. مثبت باشید و نظرات رییس تان را قدمی بزرگ درنظر بگیرید و تواناییهایتان را باور کنید.
منبع: نمناک
