به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، سیستم مدیریت حضور و غیاب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ساعات کاری و حضور کارکنان خود را ردیابی کنند. با این سیستم می‌توان بر زمان ورود و خروج کارکنان به‌طور دقیق نظارت داشت و کارایی و پیشرفت کاری آن‌ها را ارزیابی کرد. علاوه بر این، دستگاه حضور و غیاب نقش مهمی در کاهش هزینه‌های سازمان دارد. اگر کنجکاو هستید و می‌خواهید بدانید که چگونه این دستگاه‌ها این کار را انجام می‌دهند، با ما در ادامه همراه باشید.
چرا سازمان‌ها به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارند؟
به‌کارگیری این دستگاه برای سازمان‌ها ضروری است زیرا:
می‌توانند ردیابی حضور و غیاب کارکنان را به‌صورت دقیق انجام دهند.
این فرصت را پیدا می‌کنند که اطلاعات ارزشمندی از عملکرد کارکنان به‌دست آورند.
می‌توانند حقوق و دستمزد کارکنان را بدون خطا و به‌صورت دقیق محاسبه و پرداخت کنند.
چگونه دستگاه حضور و غیاب به کاهش هزینه‌های سازمان کمک می‌کند؟
دستگاه‌های حضور و غیاب، یکی از دستاوردهای مهم عصر فناوری هستند که مزایای متعددی را برای سازمان‌ها به ارمغان آورده‌اند. یکی از این مزایا، کاهش هزینه است. اما چگونه این دستگاه‌ها هزینه سازمان‌ها را پایین می‌آورند. در ادامه در این‌باره توضیح خواهیم داد.
ثبت خودکار ورود و خروج کارکنان
ثبت دستی ورود و خروج کارکنان، یک فرآیند زمان‌بر است و سازمان‌ها برای انجام آن باید از نیروی انسانی استفاده کنند. اما با به‌کارگیری دستگاه حضور و غیاب عملیات ثبت ورود و خروج کارکنان به‌راحتی و به‌صورت خودکار انجام می‌شود. همچنین دیگر نیاز به استفاده از نیروی انسانی جداگانه برای آن نیست و همین امر هزینه سازمان‌ها را کاهش می‌دهد.
محاسبه دقیق ساعات کار و کاهش هزینه‌های سازمان
وقتی حضور و غیاب کارکنان به‌صورت دستی انجام می‌شود، فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد آن‌ها نیز به‌صورت دستی و سنتی صورت می‌پذیرد. این امر نیز موجب هدر رفتن زمان زیادی از سازمان‌ها می‌شود و هیچ تضمینی برای صحت آن وجود ندارد.
از طرف دیگر امروزه بسیاری از سازمان‌ها دارای یک محیط کاری ترکیبی هستند و هریک از کارکنان ساعات کاری و حقوق متفاوتی دارند. برای همین اگر سازمان‌ها بخواهند از روش‌های سنتی برای محاسبه ساعات کاری کارکنان و حقوق و دستمزد آن‌ها استفاده کنند، به‌طور حتم با مشکل مواجه می‌شوند و زمان، منابع و فرصت‌های ارزشمندی را از دست می‌دهند.
اما با استفاده از دستگاه ثبت و مدیریت حضور و غیاب کارکنان، سازمان‌ها می‌توانند بر فعالیت‌های دیگر تمرکز کنند و بهره‌وری خود را افزایش دهند. زیرا این دستگاه‌ها محاسبه ساعات کاری کارکنان را به‌طور خودکار و بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی انجام می‌دهند و داده‌های دقیقی را برای محاسبه حقوق و دستمزد فراهم می‌کنند.
دستگاه‌های حضور غیاب جهان گستر پارس، به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که با سیستم‌های حقوق و دستمزد یکپارچه می‌شوند و امکان محاسبه دقیق و آسان ساعات کاری و حقوق کارکنان را فراهم می‌کنند و نقش مهمی در کاهش هزینه‌های سازمان دارند. برای مشاوره رایگان با کارشناسان ما تماس بگیرید.
صرفه‌جویی در منابع
ثبت حضور غیاب کارکنان به‌صورت دستی، منابع مختلفی از سازمان را مصرف می‌کند. از کاغذ گرفته تا زمان و انرژی کارکنانی که وظیفه رسیدگی به این امور را دارند، صرف این فرآیند سنتی می‌شود. اما نباید فراموش کرد که منابع سازمان‌ها محدود هستند. بنابراین هدر دادن یا سواستفاده از آن‌ها کار عقالانه‌ای نیست و هزینه‌های زیادی را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند.
با استفاده از دستگاه حضور غیاب می‌توان این منابع را حفظ و در مصرف آن‌ها صرفه‌جویی کرد. بنابراین کارکنانی که در این امور درگیر هستند، می‌توانند تمرکز خود را روی کارهای دیگری قرار دهند. همچنین با توجه به اینکه آماده‌سازی فرم‌های کاغذی حضور و غیاب، محاسبه ساعات کاری و ثبت سوابق کاری کارکنان، بسیار استرس‌زاست، خودکارسازی آن با این دستگاه‌ها، مانع از فرسودگی شغلی کارکنان و بی‌انگیزگی آن‌ها می‌شود و از آسیب به سازمان جلوگیری می‌کند.
جلوگیری از تبعات قانونی و کاهش هزینه‌های سازمان
در صورتی‌که حقی از کارکنان ضایع شود، آن‌ها می‌توانند از سازمان شکایت کنند. دلایل زیادی برای این امر وجود دارد. مثلاً ممکن است سازمان، ساعات کاری کارکنان را کمتر از زمان واقعی، محاسبه و حقوق و دستمزد کمتری به آن‌ها پرداخت کرده است. این مسئله موجب ضایع شدن حق کارکنان می‌شود و نارضایتی آن‌ها را به‌همراه دارد. در صورتی‌که کارکنان به‌خاطر این‌گونه مشکلات از سازمان خود شکایت کنند، تبعات قانونی سنگینی برای آن خواهد داشت که می‌تواند بر شهرت سازمان نیز تاثیر منفی بگذارد.
یکی از مزایایی که استفاده از دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب دارد این است که مانع از بروز چنین مشکلاتی می‌شود. وقتی ساعات کاری کارکنان به‌صورت خودکار ردیابی شود و منطبق با قوانین و مقررات اداره کار باشد، دیگر سازمان‌ها نباید نگران جریمه‌ها و مجازات‌های قانونی باشند.
هزینه‌های مرتبط با سلامت
سیستم‌های قدیمی حضور و غیاب، استرس بر کارکنان را افزایش می‌دهند. میزان کاری که کارکنان بخش منابع انسانی و حقوق و دستمزد در رویکرد سنتی باید انجام دهند، غیر قابل تصور است. حجم کاری زیاد، باعث استرس و خستگی آن‌ها می‌شود و می‌تواند فرسودگی شغلی را برای آن‌ها به‌همراه داشته باشد. همچنین استرس زیاد، نقش مهمی در ایجاد بیماری‌های روحی و روانی دارد.
با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، می‌توان میزان فرسودگی شغلی و استرس کارکنان را کاهش داد و در هزینه‌هایی که ممکن است برای بازگرداندن سلامتی آن‌ها نیاز باشد، صرفه‌جویی کرد.
دستگاه حضور و غیاب چه تاثیری در بهره‌وری سازمان دارد؟
این دستگاه‌ها علاوه بر اینکه هزینه سازمان‌ها را کاهش می‌دهند، نقش پررنگی در افزایش بهره‌وری آن‌ها دارند. دستگاه حضور غیاب، قابلیت ردیابی پیشرفت کار کارکنان را دارد و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا کنترل بیشتری بر محل کار خود داشته باشد.
همان‌طور که دستگاه، حضور و ساعات کاری کارکنان را ردیابی می‌کند، بسیاری از فعالیت‌های مدیریتی آسان‌تر می‌شوند. مثلاً برنامه‌ریزی جلسات، کارگاه‌ها و آموزش بسیار راحت‌تر از گذشته صورت می‌گیرد و کارکنان دیگر مجبور نیستند، برای مدیریت بسیاری از امور اداری از روش‌های سنتی و دستی استفاده کنند.
از طرف دیگر، مدیران سازمان‌ها برای اینکه بتوانند تصمیم‌گیری‌های حساب‌شده و آگاهانه‌ای داشته باشند، نیاز به داده‌های دقیق دارند. دستگاه‌های حضور و غیاب، می‌توانند داده‌های تحلیلی دقیق و متعددی ارائه کنند که مدیران می‌توانند برای تصمیم‌گیری‌های دقیق خود از آن‌ها بهره ببرند. همچنین با توجه به اینکه این دستگاه‌ها در زمان نیروی انسانی سازمان صرفه‌جویی می‌کنند، آن‌ها می‌توانند از این زمان اضافه برای تجزیه‌وتحلیل داده‌های حضور و غیاب استفاده کنند و راه‌کارهایی را برای بهبود بهره‌وری سازمان ارائه دهند.
سخن پایانی
در دنیای امروز که فناوری‌ها نقش مهمی در رشد و پیشرفت سازمان‌ها دارند، استفاده از دستگاه حضور و غیاب، یک امر ضروری است. این دستگاه‌ها با ثبت خودکار ورود و خروج کارکنان، محاسبه ساعات کاری، صرفه‌جویی در منابع، جلوگیری از عواقب قانونی و ارتقاء سلامت کارکنان، می‌توانند هزینه سازمان‌ها را به‌طور قابل توجهی کاهش دهند و بهره‌وری آن‌ها را بهبود بخشند. شرکت جهان گستر پارس، طراح و تولیدکننده انواع دستگاه‌های حضور غیاب در ایران، پیشرفته‌ترین و باکیفیت‌ترین دستگاه‌ها را ارائه می‌دهد. این دستگاه‌ها با آخرین فناوری روز دنیا و با بهترین تجهیزات ساخته شده‌اند و دارای گارانتی بلندمدت و خدمات پشتیبانی قوی هستند. برای اطلاع از شرایط ویژه فروش با کارشناسان ما تماس بگیرید.
این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.
