در کسب‌وکارهای امروزی به‌خصوص شرکت‌های بزرگ که ارتباطات گسترده‌ای دارند، مسئول دفتری یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین مشاغل سازمان است. مسئولین دفاتر معمولا وظایف زیادی بر عهده‌شان است و مدام در حال فعالیت، برنامه‌ریزی و پیگیری امور هستند. بنابراین اگر تصورتان از رئیس دفتری شغلی ساده و بدون زحمت است، هر چه تصور از این شغل دارید را دور بریزید تا در این مطلب شما را دقیق‌تر و کامل‌تر با این شغل آشنا کنیم. این شغل به قدری کلیدی و مهم است که اگر می‌خواهید در سازمان‌های معتبر و بزرگ مشغول به کار شوید، باید آموزش ببینید و همواره دانش خود را در زمینه‌های موردنیاز به‌روز کنید.
مسئول دفتر، بازوی اجرایی مدیرعامل
رئیس دفتر نقش کلیدی در پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمان دارد. بنابراین اگر این شغل دست کم گرفته شود و مدیران سازمان شخص مناسبی را برای آن در نظر نگیرند، سازمان با مشکلات جدی مواجه می‌شود. مسئول دفتر برنامه‌های روزانه مدیریت و ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی مدیرعامل را هماهنگ می‌کند و تنظیم جلسات و قرارملاقات‌ها نیز از وظایف اوست. همچنین به طور مستقیم زیر نظر مدیرعامل فعالیت می‌کند و به تمامی اموری که ریاست مجموعه زمان کافی برای انجام آن‌ها ندارد، رسیدگی خواهد کرد. رئیس دفتر دست راست مدیرعامل است و هر چه سازمان بزرگ‌تر شود، استخدام مسئول دفتر توانمند و در صورت لزوم، آموزش کارهای دفتری به او نیز ضرورت بیش‌تری پیدا می‌کند.
مسئول دفتر مدیرعامل چه وظایفی دارد؟
یک مسئول دفتر معمولا همیشه کار برای انجام دادن دارد و با تمام افراد داخل سازمان از کارکنان گرفته تا مدیران مجموعه و همچنین با افراد بیرون سازمان از جمله مشتریان، شرکا، ذی‌نفعان و... ارتباط دارد. معمولا هر شخصی که با مدیرعامل کاری دارد، از طریق مسئول دفتر هماهنگی‌ها را انجام می‌دهد. رئیس دفتر یک مجموعه به تمام جلسات داخل و خارج سازمان، قرارملاقات‌ها، رویدادها و... رسیدگی می‌کند تا همه چیز طبق برنامه و با نظم پیش برود. این موارد فقط بخشی از وظایف رئیس دفتر است و در هر سازمانی نوع و میزان مسئولیت‌ها متفاوت خواهد بود. مثلا در سازمان‌های کوچک شاید فقط استخدام یک منشی کافی باشد؛ اما وقتی سازمان بزرگ می‌شود، نمی‌شود همه کارها را به منشی سپرد و وجود مسئول دفتر مدیرعامل ضروری می‌شود.
وظایف رئیس دفتر گسترده‌تر، تخصصی‌تر و عمیق‌تر از وظایف منشی است و هر چه ابعاد سازمان بزرگ‌تر باشد و اهداف بیش‌تری تعریف شود، مسئولیت‌های بیش‌تری هم به مسئولین دفاتر واگذار می‌شود. بنابراین اگر در سازمان‌های بزرگ استخدام شوید، اصولا کارهای بیشتر و حساس‌تری خواهید داشت و برای این که از عهده وظایفتان بربیایید، باید با استفاده از دوره های آموزشی مسئول دفتری معتبر مهارت‌های خود را ارتقا دهید.
مسئول دفتر چه مهارت‌هایی باید داشته باشد؟
برای این که وارد حوزه مسئول دفتری شوید، باید مهارت‌ها و ویژگی‌های خاصی داشته باشید. مسئولین دفاتر قبل از اقدام برای این شغل اول باید بررسی کنند که مهارت‌های موردنیاز را دارند یا نه و در صورتی که مهارت کافی نداشته باشند، باید برای پرورش مهارت‌های خود سراغ یادگیری مباحثی که لازم است بروند. البته این مهارت‌ها بنا به اهداف و ضرورت هر سازمان متفاوت خواهد بود؛ اما به طور کل در هر سازمانی به یک سری مهارت‌ها و توانمندی‌ها نیاز دارید. باید بتوانید با کامپیوتر و نرم‌افزارهای آفیس مثل ورد و پاورپوینت کار کنید و حداقل توانایی متوسطی در این زمینه داشته باشید. همچنین به این دلیل که وظیفه گزارش‌دهی، نامه‌نگاری و مکاتبات ادرای هم با شماست، باید بتوانید سریع تایپ کنید. آشنایی نسبی با زبان انگلیسی هم برای مسئولین دفاتر لازم است.
علاوه بر دانش تخصصی، رئیس دفاتر باید مهارت‌های نرم را نیز در خود تقویت کنند. بهبود مهارت‌های ارتباطی، فن بیان، مهارت‌های شنیداری، مدیریت زمان، مهارت تصمیم‌گیری، کار تیمی و مدیریت استرس، برای کسی که می‌خواهد در حوزه مسئول دفتری کار کند ضروری است.
میزان درآمد و حقوق مسئولین دفاتر سازمان چقدر است؟
حقوق مسئول دفتر به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله مهارت‌ها و دانش خود فرد، میزان تجربه او، حجم مسئولیت‌ها، اندازه سازمان، نوع صنعت و... این عوامل با هم پیوستگی دارند. به‌طور کل رنج حقوق مسئول دفتری از ۹ الی ۱۶ میلیون است. اما هر چه مهارت‌های شما بیشتر شود و سازمان بزرگ‌تر باشد، این عدد به ۲۰ میلیون و حتی بالاتر هم ممکن است برسد.
زمانی که برای یادگیری از دوره آموزش مسئول دفتر زمان بگذارید و به فرد ماهرتری تبدیل شوید شانس شما برای استخدام در شرکت‌های بزرگ و معتبر بالا می‌رود. وقتی اندازه شرکت بزرگ باشد و با پرسنل زیادی درگیر ارتباطات باشید، مسلما مسئولیت‌های بیش‌تری هم خواهید داشت نسبت به زمانی که در سازمانی کوچک و کم‌جمعیت کار می‌کنید. به تناسب همین مسئولیت‌های بیشتر، میزان حقوق هم بالاتر می‌رود و به اصطلاح دستتان باز است که میزان حقوق بیش‌تری را نسبت به میانگین درخواست کنید. بنابراین بالا بردن سطح مهارت‌هایتان از لحاظ درآمدی هم برایتان منفعت دارد.
دوره مسئول دفتری برنادل، تخصصی و کاربردی
اگر به دنبال دوره‌ای هستید که واقعا مطالب کاربردی مسئول دفتری را یاد بگیرید، در دوره آموزش رئیس دفتری برنادل صفر تا صد مباحث موردنیاز برای موفقیت در امور اداری و دفتری آموزش داده می‌شود. محتوای این دوره فاقد مطالب تکراری و اضافه‌گویی است و مدرسین حرفه‌ای و باتجربه دقیقا چیزی که بازار کار می‌خواهد را آموزش می‌دهند.
در برخی دوره‌های آموزشی فقط درباره مهارت‌های عمومی مثل روابط عمومی، فن بیان و اصول مذاکره صحبت می‌شود و مهارت‌های مالی و نرم‌افزاری موردنیاز این شغل را یاد نمی‌دهند. اما دوره آموزشی برنادل تمام این مباحث را پوشش می‌دهد. شما با تماشای این دوره علاوه بر این که یاد می‌گیرید چطور مهارت‌های نرم را بهبود ببخشید و ارتباط موثری با افراد برقرار کنید، کار با کامپیوتر، تایپ سریع، نامه‌نگاری و مکاتبات اداری، جست‌وجوی آنلاین، نرم‌افزارهای آفیس مثل ورد، اکسل و پاورپوینت و ابزارهای گوگل مثل گوگل شیت را نیز یاد خواهید گرفت. مباحث مالی و حسابداری را نیز در سطح مقدماتی و به میزانی که برای شغل مسئول دفتری لازم است، می‌آموزید.
مزایای دوره آموزش رئیس دفتری برنادل
این دوره فقط برای مسئولین دفاتر نیست، بلکه برای منشی‌ها، مدیران داخلی، کارمندان اداری و همه کسانی که می‌خواهند وارد بازار کار شوند و الفبای امور اداری و دفتری را یاد بگیرند، مناسب و کاربردی است. اگر می‌خواهید پیشرفت کنید و بهترین سازمان‌ها مشتاق همکاری با شما باشند، دوره مسئول دفتری برنادل با هزینه‌ای مناسب و معقول، شما را به این هدفتان می‌رساند. در ضمن امکان پرداخت هزینه دوره به صورت اقساطی وجود دارد تا همه کسانی که مشتاق یادگیری و افزایش مهارت‌های خود هستند، بتوانند از این دوره استفاده کنند. آفلاین بودن دوره نیز این مزیت را دارد که می‌توانید طبق برنامه‌ریزی خودتان هر زمانی که خواستید دوره را ببینید و محدودیتی در این زمینه ندارید.
محتوای دوره شامل ۳۹ ساعت آموزش تخصصی است و مباحث به طور کاملا رایگان به‌روزرسانی می‌شود و در اختیارتان قرار می‌گیرد. یک بار دوره رئیس دفتری برنادل را می‌خرید و تا مدت‌ها دانش شما در این زمینه به‌روز خواهد بود و می‌توانید جدیدترین مطالب را یاد بگیرید. در پایان دوره نیز به شما مدرک معتبری از مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل داده می‌شود که حضورتان را در دوره گواهی می‌کند. به واسطه این مدرک معتبر می‌توانید اعتماد سازمان‌ها را جلب کنید و سطح مهارت خود را نشان دهید تا در نتیجه فرصت همکاری با شرکت‌های بزرگ و معتبر را به دست آورید.
این محتوا تبلیغاتی است
