یکی از عمده مشکلاتی که در بین تیم‌هایی که به صورت دورکار با هم در ارتباط هستند وجود دارد، این است که در اکثر مواقع بعضی از افراد متکلمه وحده شده، و این امر باعث عدم راحتی دیگر افراد در صحبت کردن و بیان نظراتشان می‌گردد. هر چند این یک مشکل طبیعی در اینگونه مکالمات می‌باشد، اما چالشی است که کارمندان دورکار روزانه با آن روبرو می‌شوند.
طبق تحقیقات انجام شده، کارمندانی که به صورت دورکار فعالیت دارند، مشکل در ارتباط اجتماعی (۲۹%) و عدم توانایی در برقراری ارتباط با همکاران (۲۹%) در زیر برخی از علائم عدم ارتباط بین تیم‌هایی که به صورت دورکار باهم کار می‌کنند را بررسی می‌کنیم.
کارمندانی که به صورت دورکار فعالیت می‌کنند این تجربه را دارند که مجبور به حضور در تعداد زیادی جلسه بوده و وقت استراحت نداشته‌اند. به طور معمول، افراد تیم شما نیازی به حضور در چندین جلسه در هفته ندارند، در واقع تعداد جلسات زیاد می‌تواند علامتی از ارتباط ضعیف تیم باشد. درصورتی‌که بهتر است موضوعات مهم را از طریق ایمیل ارسال کنید. قبل از تعیین وقت جلسه، به این فکر کنید که این جلسات باعث اتلاف وقت اعضای تیم می‌شود یا خیر. در صورت مثبت بود پاسخ، نیاز به ارزیابی مجدد برنامه‌ریزی جلسات دارید. مدت زمان جلسه از دیگر فاکتورهای موثر است، هرچه می‌توانید زمان آن را کوتاه کنید.
وقتی در حال برقراری ارتباط از طریق کنفرانس ویدیویی هستید، فراموش کردن استفاده از زبان بدن به راحتی اتفاق می‌افتد. دقت داشته باشد هر چقدر هم از دوربین باکیفت استفاده کنید، بازهم ممکن است حرکات شما به وضوح دیده نشود، پس بهتر است بیشتر به زبان بدن خود توجه کنید. به عنوان مثال، تماس چشمی خود را با افراد برقرار کنید، واضح و رسا صحبت کنید، دوربین خود را در هنگام تماس از راه دور همیشه روشن داشته باشید و …
آیا در جلساتی که با اعضای تیم خود دارید، فقط بعضی از افراد صحبت می‌کنند و سایر اعضای تیم ساکت هستند؟
این می‌تواند نشانه‌ای از ارتباط ضعیف در تیم شما بوده و به این معنی است که بعضی از اعضای تیم هنگام جلسات احساس راحتی در صحبت کردن نمی‌کنند. شما به عنوان یک مدیر برای اطمینان از اینکه همه اعضای تیم در گفتگو مشارکت دارند، باید از همه سوال بپرسید تا همه فرصت صحبت داشته باشند. این کار باعث افزایش اعتمادبه‌نفس کارمندان، به خصوص افرادی که درون‌گراتر هستند می‌شود.
آیا به عنوان مدیر، متوجه شده‌اید که افراد تیم شما همکاری موثر ندارند؟ ممکن است تیم شما ابزار لازم برای برقراری ارتباط با یکدیگر را نداشته باشند. از نرم‌افزارهای مختلف ارتباط درون سازمانی مانند دیدار برای پیگیری کارها استفاده کنید. در این ابزارها می‌توانید وظایف را پیگیری کنید، روند کارهای کارمندان را ببینید، کامت بگذارید و ….
افراد در محیط‌های کاری باهم در ارتباط هستند، صحبت می‌کنند و زمانی را با هم سپری می‌کنند. اما دورکار بودن و دوری از فضای شغلی روتین باعث کاهش این ارتباط می‌شود. حتی ممکن است افراد روزهای زیادی صحبتی با همکاران دیگر نداشته باشند. این مسئله باعث کاهش ارتباط تیمی می‌شود. درنتیجه هر چه بیشتر با افراد تیم خود صحبت کنید اعتماد بیشتری بین شما شکل می‌گیرد. این باعث می‌شود در صورت نیاز به کمک، ارتباط راحت‌تر انجام شود. به همین دلیل مهم است که اطمینان حاصل کنید تیم شما در برقراری ارتباط در طول روز احساس راحتی می کند. به طور مثال برای این کار می‌توانید هر از چند گاهی پیامی در یک چت گروهی ارسال کنید و این ارتباط را بین افراد ایجاد نمائید.
ایمیل‌ها یا پیام‌ها همیشه باید ساده، واضح و مشخص باشند. اگر در حال نوشتن ایمیل هستید و محتوای آن بیش از حد پیچیده به نظر می‌رسد، بهتر است با شخص مورد نظر جلسه‌ای داشته یا تماس گرفته و موضوع را تلفنی توضیح دهید. برای برقراری ارتباط موثر، مهم است کانال‌های مناسب برای انتقال پیام خود را بشناسید. گاهی اوقات نیاز است ایمیلی بزنید یا پیامکی ارسال کنید، اما گاهی اوقات نیاز به برگذاری جلسه یا تماس تلفنی دارید.
نبود دستور جلسه مناسب باعث عدم ارتباط شما و تیم در طول جلسه می‌شود. جلسات شما باید سازمان یافته با ساختاری مشخص باشد تا نتایج مطلوب حاصل گردد. داشتن یک دستور کار شما را در مسیر درست قرار می‌دهد. گاهی بهتر است قبل از شروع جلسه در چند دقیقه به صورت غیر رسمی با اعضای تیم صحبت کنید. این کار کمک می‌کند اعضای تیم با آمادگی بیشتری در جلسه حضور پیدا کنند. در صورت امکان، همیشه باید دستور کار را قبل از جلسه برای اعضای تیم ارسال کنید.
هر عضوی از تیم شما باید یک “فرم ویژگی‌های شخصیتی” داشته باشد که جزئیات عادات کار، انتظارات و حتی علایق را در آن نوشته باشد. این اسناد برای یادگیری مدیران در مورد تیمشان مفید است تا بتوانند به درستی ارتباط بین اعضای مختلف تیم را مدیریت کنند. علاوه بر این، می‌توانید این موارد را با همه اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا همکاران بتوانند با هم تیمی‌های خود بیشتر آشنا شوند، دانستن عادات کاری یکدیگر به ایجاد اعتماد و ایمنی روانی در تیم شما کمک می‌کند.
در صورتی که تا به حال چارچوب‌ها و قوانین ارتباطی خود را با افراد تیم دورکار تنظیم نکرده باشید، حتما دچار چالش‌های متعددی شده‌اید. به عنوان مثال، ساعات کار و تعطیلات همه افراد باید مشخص باشد. میزان زمان‌های پاسخگویی را نیز مشخص کنید، جدول جلسات مرتب به روز شود، یا کارها در نرم‌افزارهای مدیریت مشخص گردد. درصورتی که پیامی ارسال می‌کنید و نیاز به پاسخ سریع ندارید درآن قید شود و ….
افراد از اینکه اشتباه کنند می‌ترسند، از این که مورد قضاوت قرار بگیرند خجالت می‌کشند، درنتیجه نظرات خود را بیان نمی‌کنند. مجموع این اقدامات باعث می‌شود تا کارمندان با هم ارتباط موثری برقرار نکرده و همیشه در حال رقابت منفی با یکدیگر باشند. شما به عنوان یک مدیر وظیفه دارید تا امنیت روانی تیم را تامیین کنید تا بتوانند ریسک کنند، بدون قضاوت شدن آزمون و خطا کنند و با سری بالا، نظرات خود را بیان کنند. این تیم در جهت یادگیری می‌کوشد و خلاقیت و پیشرفت بیشتری خواهد داشت. شما می‌توانید در مکالمه‌های تصویری که با همکاران دارید با سوال کردن از تمامی افراد آن‌ها را در بحث‌ها شرکت دهید.
قدردانی از کارکنان یک کار ساده است اما اثربخشی بالایی دارد. بزرگترین فایده توجه و قدردانی این است که رفتارهای مطلوب را تکرارپذیر می‌کند. همه می‌دانیم که مورد تقدیر قرار گرفتن در فضای شغلی باعث بروز یک حس خوب می‌شود و این حس تاثیر مستقیم در راندمان کاری ما خواهد داشت. حال اگر این کار برای تمامی افراد صورت بگیرد باعث ایجاد همبستگی و برقراری ارتباط مستحکم‌تری خواهد شد. یکی از ساده‌ترین این کارها ابراز سپاس از یکدیگر است. به عنوان مثال، اشخاص تا با یکدیگر احساس راحتی نکنند در یک گپ خصوصی به یکدیگر تبریک نمی‌گویند. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با ارسال کارت تبریک تولد و … این فضا را بهبود ببخشد. ابراز سپاسگزاری راهی عالی برای تجدید انرژی و ایجاد فضای امن در تیم است.
اگر شما مدیری هستید که پس از انجام کارها توسط اعضای تیم نیاز به انجام مجدد و رفع مشکلات آن هستید باید بدانید در برقراری ارتباط موثر موفق نبوده‌اید. زیرا وقتی کارها با خطای زیاد ارسال می‌شوند، معمولاً این بدان معناست که ابعاد وظیفه مشخص نبوده و انتظارات مورد نظر به وضوح ابلاغ نشده است. تنها راه برای بهبود این روند این است که با یکدیگر ارتباط برقرار کنید.
آیا تا به‌حال به فردی کاری محول کرده‌اید که آن را فراموش کرده باشد؟ وقتی این اتفاق می‌افتد، نشانه این است که ابزار‌های مناسب مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنید تا امکان برقراری هرچه بهتر ارتباط با افراد را داشته باشید و تمامی کارهای محول شده و روند کاری اعضای تیم را زیر نظر داشته بگیرید. استفاده از پلتفرم‌هایی مشابه trello می‌تواند فرایند انجام کارها در مجموعه شما را منظم کند.
اگر تعداد کارهای برگشتی تیم شما بالا باشد نشان از عدم ارتباط صحیح شما با تیم و عدم وضوح در بیان کارها و وظایف محول شده است. وقتی این اتفاق می‌افتد مهم است که با تیم خود صحبت کنید تا دلایل را متوجه شده و برای رفع و عدم تکرار آن بکوشید.
