جعل اسناد رسمی، سوءاستفاده از وکالت‌‌‌نامه‌ها و ایجاد هویت‌های جعلی چالش‌های مادی و معنوی برای مردم و حاکمیت ایجاد کرده است؛ تا جایی که بازوی پژوهشی مجلس معتقد است «نقص در روند احراز هویت و بروز کلاهبرداری و جعل سند، مردم را به حاکمیت بی‌اعتماد می‌کند.» همچنین طبق آخرین آمار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (۲۱ شهریور ۱۴۰۳)، ۶۰ درصد پرونده‌های قضایی مربوط به اسناد عادی یا غیررسمی است. به گفته رئیس این سازمان، اسناد عادی «محل تولید پرونده و ارتکاب جرم شده است» و باید کنار گذاشته شود. بررسی مرکز پژوهش‌های مجلس در این خصوص نشان می‌دهد که بهترین راه برای کاهش جعل در ثبت اسناد رسمی «تصدیق الکترونیکی» است. این گزارش در ابتدا ضعف و نواقص احراز هویت در دفاتر اسناد رسمی و اداره ثبت شرکت‌ها را به عنوان دو مرکز مهم تنظیم سند بیان کرده است. طبق این بررسی در هر سه روش احراز هویت متقاضیان در دفاتر اسنادرسمی از جمله «تطبیق مشخصات فرد با مدارک شناسایی» مانند کارت ملی، «شناسایی اثر انگشت» و «احراز هویت پیامکی سامانه ثنا» امکان بروز مشکلاتی از قبیل جعل وجود دارد. مرکز پژوهش‌های مجلس با آسیب‌شناسی روند فعلی احراز هویت برای ثبت اسناد رسمی، امکان بروز جعل در روش‌های «تطبیق مشخصات فرد با مدارک شناسایی» و «شناسایی اثر انگشت» را ممکن می‌داند، اما می‌گوید در «احراز هویت پیامکی سامانه ثنا» امکان ارتکاب جرم بسیار کمتر است، هرچند اشکالات قابل توجهی هم دارد. مطابقت ندادن شماره تلفن همراه و کد ملی متقاضی توسط سامانه ثنا در هنگام تشکیل حساب کاربری و امکان ایجاد چند حساب کاربری با یک شماره تلفن از جمله این موارد است. بنابراین این امکان وجود دارد که با یک گوشی سرقت‌شده چند حساب کاربری ثنا تشکیل داد و با جعل هویت، مال دیگری را به فروش رساند. از طرف دیگر اسکن اثر انگشت مراجعان هم به‌راحتی قابل خدشه خواهد بود و می‌تواند مورد سوءاستفاده قرار گیرد: «به‌طور مثال هنگامی که اثر انگشت فرد در پایگاه داده ثبت اسناد و املاک موجود نباشد؛ در مرحله اول ثبت سند رسمی، می‌توان هر اثر انگشتی را ثبت کرد. در مراحل بعدی نیز می‌توان از اثر سایر انگشتان دست او استفاده کرد.» علاوه بر این‌ها، درصد خطای دستگاه‌های اسکن اثر انگشت هم کم نیست. همچنین در ادارات ثبت شرکت‌ها نیز با وجود فرآیند معیوب احراز هویت، صورت‌جلسه‌های ثبت شرکت‌ها پذیرش می‌شوند؛ به‌این‌ترتیب امکان دارد بدون اطلاع و امضای افراد، نام آنان در روزنامه رسمی به عنوان مدیرعامل یا عضو هیات‌مدیره یک شرکت ثبت و مسوولیت حقوقی متوجه آنها شود. علاوه بر این موارد، در سایر بخش‌ها نیز مشکل احراز هویت وجود دارد؛ به‌گونه‌ای که بدون اطلاع شخص، به نام او حساب بانکی افتتاح و وام دریافت می‌شود، سیم‌کارت متعلق به یک شخص بدون اطلاع او فروخته می‌شود یا جواز کسب‌وکار فردی بدون حضور او تمدید و از آن استفاده خواهد شد.
به همین منظور بررسی‌های کارشناسی با تکیه‌بر داده‌های میدانی مرکز پژوهش‌های مجلس در گزارش «تصدیق الکترونیکی برای ثبت اسناد رسمی»مناسب‌ترین راهکار حل مشکلات مذکور را استفاده از سیستم احراز هویت، نظیر سیستم احراز هویت نقل و انتقال‌های بانکی و استفاده از پیامک تایید اعلام شده و پیشنهاد داده است که کلیه مراجع حاکمیتی ذی‌ربط در صدور این اسناد، نسبت به اصلاح و بازطراحی سامانه‌های خود اقدام کرده و ثبت نهایی اسناد مزبور را منوط به ارسال پیامک حاوی کد تایید به شماره تلفن همراه مندرج در سامانه ثنا کنند.
همچنین ابلاغ پیش‌نویس اسناد و موضوعات حاکمیتی از طریق سامانه ابلاغ و تایید نهایی آنها در همان سامانه، روش دیگری است که این گزارش در راستای تحقق اهداف مذکور پیشنهاد داده است. علاوه‌بر این، بازوی پژوهشی مجلس برای ارتقای سازوکار احراز هویت با اثر انگشت انطباق با پایگاه داده ثبت‌احوال را توصیه کرده است. در حالی که این گزارش تصدیق الکترونیک را بهترین راهکار برای کاهش جعل اسناد اعلام کرده، به این موضوع هم اشاره کرده است که طبق ماده ۳۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران انجام هرگونه خدمت در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق، منوط به ثبت‌نام الکترونیکی و اخذ تصدیق الکترونیکی است. با این حال این آیین‌نامه منحصر به دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بوده است و الزامی برای سایر اجزای سازمان ثبت اسناد کشور نظیر ادارات ثبت شرکت‌ها و مرکز ملی مالکیت معنوی وجود ندارد. بنابراین پیشنهاد شده است تا این الزام برای دیگر سازمان‌ها به‌خصوص ادارات ثبت شرکت‌ها نیز در نظر گرفته شود.
همچنین این گزارش اشاره کرده که ماده مربوط به این موضوع در برنامه هفتم توسعه به تصویب رسیده است و پس از تایید شورای نگهبان و طی تشریفات قانونی لازم‌الاجرا خواهد شد. در این ماده آمده است: «قوه‌قضائیه موظف است در راستای توسعه هوشمندسازی این اقدامات را انجام دهد؛ احراز هویت اشخاصی که امضای ایشان برای دریافت تمامی خدمات ثبتی از قبیل دریافت خدمت از دفاتر اسناد رسمی، دفاتر ازدواج و طلاق و ادارات ثبت شرکت‌ها لازم است منوط به اخذ گواهی امضای الکترونیکی موضوع ماده (۳۱) قانون تجارت الکترونیکی مصوب ۱۳۸۲.۱۰.۱۷ است. اتباع خارجی فاقد حساب کاربری در سامانه ابلاغ الکترونیک قضایی(ثنا) و اشخاصی که به عنوان محکوم یا متهم در زندان‌ها و بازداشتگاه‌ها حضور دارند و همچنین ارائه خدمات موضوع این بند در خارج از کشور، از حکم این بند مستثنی هستند.»
با اینکه قوانین قوه‌قضائیه و دفاتر اسناد رسمی را ملزم به ثبت الکترونیکی هر گونه خدمات خود و دریافت گواهی الکترونیکی کرده است، بررسی‌ها نشان می‌دهد که این الزام در همه دفاتر فراگیر نشده است. کارشناسان نیز در حالی که ارزیابی مثبتی از پیشنهاد بازوی پژوهشی مجلس برای کاهش جعل اسناد و هویت‌ها دارند، اما به اعتقاد آنها تنها در صورت فراگیری و گسترش استفاده از گواهی الکترونیکی کاهش جعل در ثبت اسناد رسمی محقق می‌شود. نیما شمساپور، کارشناس تحول دیجیتال و نوآوری در گفت‌وگو با «دنیای اقتصاد» با اشاره فرآیند احراز هویت در سیستم بانکی برای نقل‌وانتقالات بیان می‌کند که این روند منجر به کاهش نسبی جعل در این زمینه شد.
او در ادامه صحبت‌های خود این موضوع را مطرح می‌کند که سرویس‌های امنیتی برای افزایش دقت در احراز هویت تا زمانی که فراگیر نشود، نمی‌تواند چندان در کاهش جعل تاثیرگذار باشد. به گفته این کارشناس، افرادی که قصد جعل دارند، به دفاتری مراجعه می‌کنند که گواهی الکترونیکی در آنها اجرا نمی‌شود، پس تا زمانی که در همه دفاتر اجرا نشود و بر آن نظارت نباشد، به این صورت است که در کل اجرا نمی‌شود.
شمساپور در بخش دیگری از صحبت‌های خود لازم می‌داند تا دفاتر و مراکزی را که از ثبت و صدور گواهی الکترونیکی برای ارائه خدمات خود استفاده نمی‌کنند، پلمب کنند و خواستار این شد که سازمان تنظیم مقررات و اپراتورها نظارت بیشتری داشته باشند که در نهایت مردم برای مشاهده و مدیریت اسناد ثبت‌شده به نام خودشان تجربه کاربری داشته باشند.
